.jpg)
ЗАТВЕРДЖЕНО рішенням
Марганецької міської ради
№ 307 - 23/VIIІ від «06» липня 2021 р.
Регламент
виконавчого комітету Марганецької міської ради
І. Загальні положення
1.1. Виконавчий комітет (далі – виконком) є виконавчим органом міської ради, діяльність якого визначається Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».
Виконавчий комітет утворюється міською радою на строк її повноважень.
Після закінчення повноважень міської ради, міського голови, виконавчий комітет здійснює свої повноваження до формування нового складу виконавчого комітету.
Виконавчий комітет є колегіальним органом, який здійснює свої повноваження шляхом прийняття рішень на засіданнях.
Виконком має печатку встановленого зразка.
1.2. Регламент виконавчого комітету Марганецької міської ради (далі – Регламент) є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, управлінь, відділів, секторів, інших виконавчих органів міської ради стосовно реалізації повноважень, встановлених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», здійснення правового, організаційного забезпечення діяльності виконкому та інших виконавчих органів міської ради.
1.3. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється на підставі рішення міської ради.
1.4. Регламент передбачає порядок здійснення таких напрямків діяльності виконкому:
- планування й організація роботи виконавчого комітету, його структурних підрозділів;
- порядок підготовки рішень виконкому;
- порядок проведення засідань виконкому, розгляду і прийняття рішень;
- підготовка розпоряджень міського голови;
- загальні вимоги до організації роботи з документами у виконкомі;
- організація прийому громадян та їх звернень;
- відповідальність та контроль за виконанням документів;
- організація роботи з кадрами;
- підготовка та проведення протокольних заходів;
- підготовка і проведення нарад;
- організація робочого часу, режим роботи;
- організація чергувань у виконкомі.
1.5. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх посадових осіб виконавчих органів міської ради. За допущення порушень Регламенту посадові особи притягуються до дисциплінарної та адміністративної відповідальності.
ІІ. Планування й організація роботи виконавчого комітету, його структурних підрозділів
2.1. Виконавчий комітет організовує свою діяльність згідно з планами. Планування роботи здійснюється у формі перспективних, квартальних планів роботи виконкому, оперативних (календарних) планів заходів, що проводяться у місті протягом місяця за участю міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому міської ради, і оперативних (щотижневих) планів роботи виконавчих органів міської ради.
2.2. Виконавчі органи міської ради, щорічно, до 15 грудня надають до сектору з питань організаційної роботи пропозиції до перспективного плану роботи виконкому на наступний рік. Пропозиції до плану роботи виконавчого комітету узагальнюються сектором з питань організаційної роботи та готується проєкт плану роботи виконкому на наступний рік, який вноситься на розгляд та затвердження виконкому на засідання останнього місяця поточного року.
2.3. Виконавчі органи міської ради відповідно до запиту не пізніше, ніж за 15 робочих днів до початку кварталу надають до сектору з питань організаційної роботи пропозиції до плану роботи виконкому на наступний квартал. Пропозиції до плану роботи виконавчого комітету узагальнюються сектором з питань організаційної роботи та готується проєкт плану роботи виконкому на наступний квартал, який вноситься на розгляд та затвердження виконкому на засідання останнього місяця поточного кварталу.
2.4. Виконавчі органи міської ради складають оперативні плани роботи з урахуванням перспективного, квартального планів роботи та календарного плану заходів.
Заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, секретар міської ради, та керуючий справами виконкому міської ради щомісяця до 25 числа надають до сектору з питань організаційної роботи перелік заходів, нарад тощо до календарного плану заходів на наступний місяць.
Сектор з питань організаційної роботи узагальнює подані матеріали і до 30 числа кожного місяця складає календарний план заходів, що проводяться в місті наступного місяця.
2.5. Контроль за виконанням перспективного та квартальних планів роботи виконкому здійснюється керуючим справами виконкому міської ради.
Контроль за виконанням планів роботи виконавчих органів міської ради здійснюється відповідними заступниками міського голови.
2.6. Корегування планів (у разі необхідності) здійснюється своєчасно у тому ж порядку, який встановлено для їх розробки, погодження, затвердження та контролю.
ІІІ. Порядок підготовки рішень виконкому
3.1. Для забезпечення виконання власних та делегованих повноважень, здійснення управлінської діяльності виконавчий комітет приймає рішення.
3.2. Рішення – нормативно-правовий акт, який приймається в колегіальному порядку з питань компетенції виконавчого комітету, носить нормативний, індивідуальний характер або має загальне значення.
3.3. Підготовка проєкту рішення починається з роботи над документами, що є підставами для прийняття рішення та вивчення законодавчої бази, існуючих розпорядчих документів з цього питання. Рішення може бути ініціативним. В цьому випадку ініціатором готується пояснювальна записка до проєкту з обґрунтуванням необхідності його прийняття.
3.4. Рішення готуються у паперовому вигляді на бланках встановленого зразка. Обов’язковою є вимога щодо дотримання правил друкування та стабільного порядку розміщення реквізитів. Етапи роботи з рішеннями: складання проєкту рішення, його візування, розгляд на засіданні виконкому, обговорення, прийняття, реєстрація, розсилка, оприлюднення.
3.5. Заголовок до рішення повинен містити короткий, точний і ємний виклад змісту рішення. Він граматично узгоджується з текстом рішення і відповідає на питання «Про що?».
3.6. Преамбула повинна обов’язково містити посилання на норму Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» із зазначенням конкретного пункту та статті, інші законодавчі підстави з зазначенням дати прийняття, номеру та назви. В преамбулі зазначається мета прийняття рішення.
3.7. Вирішальна частина поділяється на складові частини – пункти, що обов'язково нумеруються, містять конкретну вказівку, строки виконання та відповідальних.
3.8. У ряді випадків для конкретизації та деталізації змісту окремих пунктів вирішальної частини рішення можуть мати додатки. Про наявність додатків обов’язково треба зазначити в рішенні. Якщо додатків кілька, то вказуються їх порядкові номери. Один додаток до рішення не нумерується.
3.9. Проєкти рішень повинні вміщувати конкретні і змістовні заходи, строки і відповідальних за виконання. В тексті рішень не допускається вживання невстановлених скорочень.
3.10. На звороті останнього аркуша проєкту рішення обов’язково зазначається посадова особа відповідальна за підготовку рішення.
3.11. Після особи відповідальної за підготовку проєкту рішення друкується перелік осіб, що будуть погоджувати проєкт. Візування рішення включає: назву посади, підпис, зазначення ініціала імені та прізвище особи, що ставила підпис.
3.12. У разі наявності зауважень до проєкту рішення ставиться напис «не погоджено» і складається мотивований висновок з обов’язковим посиланням на конкретну законодавчу норму та обґрунтуванням причин непогодження.
3.13. У випадку, коли підпис ставить особа, що виконує обов’язки замість відсутнього працівника – обов’язково зазначається посада і прізвище того, хто візував документ. Не допускається візування документа з прийменником «за» або проставлянням косої риски перед найменуванням посади.
3.14. Підготовлені проєкти рішень візуються в такому порядку:
- виконавцем, який підготував проєкт рішення;
- заступником (заступниками) міського голови за напрямками діяльності згідно
з розподілом повноважень;
- керуючим справами виконкому міської ради;
- завідувачем юридичного відділу;
- завідувачем відділу забезпечення діяльності виконкому;
- завідувачем відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення.
3.15. Проєкти рішень можуть підлягати візуванню керівниками інших структурних підрозділів, узгодження з якими необхідне, виходячи зі змісту відповідного проєкту. За правильність складання переліку узгоджень відповідає особа, яка готує проєкт. Строк візування кожним з підрозділів не повинен перевищувати 3 робочих днів з моменту надходження проєкту.
3.16. Візується та підписується тільки оригінал рішення. Примірники рішень засвідчуються підписом виконавця в лівому нижньому куті кожної сторінки. В правому верхньому куті першої сторінки проєктів рішень та додатків до них робиться напис «копія».
3.17. Всю роботу, пов’язану зі створенням рішення забезпечують виключно працівники структурного підрозділу відповідального за підготовку проекту рішення. Передача проєкту рішення стороннім особам, які не є працівниками виконкому, забороняється.
3.18. У разі виникнення зауважень до проєкту рішення виконавець вживає заходів для усунення зауважень та вносить відповідні правки. Якщо зауваження неможливо усунути або виконавець наполягає на правильності складання проєкту, він готує пояснювальну записку, а посадова особа, яка має зауваження – висновок з обґрунтуванням. Ці документи додаються до проєкту рішення та підлягають розгляду на засіданні виконавчого комітету. Проєкт рішення виноситься на розгляд виконавчого комітету незалежно від наявності зауважень.
3.19. Оформлені, завізовані, з необхідною кількістю копій та повним пакетом документів проєкти рішень подаються у відділ забезпечення діяльності виконкому не пізніше ніж за три робочі дні до засідання виконкому.
3.20. До проєктів рішень обов’язково повинні додаватися:
- розсилка-перелік посадових осіб та виконавчих органів міської ради, яким необхідно направити копію рішення чи виписку з нього, за встановленою формою (додаток 1);
- список запрошених на засідання виконкому, підписаний заступником міського голови за напрямком діяльності та керуючим справами виконкому міської ради за встановленою формою (додаток 2);
- матеріали, які є підставою для прийняття рішення виконкому (доповідні та службові записки спеціалістів, керівників виконавчих органів міської ради, листи-клопотання організацій, підприємств міста, окремих громадян та інші, зареєстровані належним чином та розглянуті керівництвом). Ці матеріали мають бути пронумеровані, внесені до реєстру. Реєстр документів, які додаються до проєкту рішення, підписується спеціалістом або керівником виконавчого органу (додаток 3);
- необхідна кількість належним чином оформлених копій для розсилки.
Відповідальність за зміст проєкту рішення та пакет документів до нього несе посадова особа, яка підготувала проєкт рішення виконкому.
3.21. Одразу після завершення візування проєкту рішення виконавець надає його з усіма додатками до відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення в електронному вигляді для оприлюднення.
3.22. На підставі документів, які надійшли у зазначений термін, відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради готує чергу денну. Зазначені матеріали передаються членам виконкому за один робочий день для ознайомлення.
Вносити додаткові питання на розгляд безпосередньо на засіданні виконкому мають право головуючий, заступники міського голови та керуючий справами виконкому.
3.23. Проєкти рішень про внесення змін та доповнень до прийнятих рішень виконкому готує той виконавчий орган, який підготував проєкти рішень, до яких вносяться зміни чи доповнення.
У разі ліквідації виконавчого органу, який готував проєкт рішення, підготовку проєкту рішення про внесення змін чи доповнень до прийнятого рішення, здійснює його правонаступник.
3.24. Рішення приймаються на засіданні більшістю від загальної кількості складу виконкому. Прийняті рішення підписує міський голова, додатки до рішень – особа, яка підготувала проєкт рішення (обов’язково зазначається посада особи, яка підписала документ, ініціал імені та прізвище) та керуючий справами виконкому міської ради.
Рішення можуть прийматися у ході засідання пакетами згідно з чергою денною, де пакети складаються по доповідачах (посадові особи, що підготували проєкти).
Рішення після їх прийняття на засіданнях виконкому, не пізніше як через три робочі дні (якщо на засіданні не визначено інший термін), повинні бути остаточно доопрацьовані виконавчими органами міської ради, які готували проєкти, з урахуванням зауважень і пропозицій членів виконкому.
3.25. Після засідання виконкому відділ забезпечення діяльності виконкому впродовж 5-и робочих днів реєструє рішення шляхом присвоєння йому дати та номеру, а також організовує всю роботу пов’язану з доопрацюванням рішень. Датою рішення є дата його прийняття. Номер присвоюється в порядку зростання.
3.26. Не пізніше наступного робочого дня після реєстрації (шляхом присвоєння дати та номеру) рішення в електронному вигляді надається виконавцем до відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення для його оприлюднення згідно з чинним законодавством.
3.27. Після підписання рішення необхідна кількість примірників (завірені копії) направляється відділом забезпечення діяльності виконкому згідно з переліком розсилки до структурних підрозділів, посадові особи яких готували проєкт рішення, для подальшої розсилки.
Відповідальна особа отримує під підпис оформлені належним чином копії для вручення виконавцям, про що робиться відмітка в розносній книзі відділу забезпечення діяльності виконкому.
3.28. На кожному засіданні виконкому відділ забезпечення діяльності виконкому веде протокол, який підписує головуючий на засіданні та відповідальний за ведення протоколу.
Протокол засідання виконкому складається не пізніше ніж через 10 днів після проведення засідання завідувачем відділу забезпечення діяльності виконкому.
3.29. У разі необхідності виконком у межах своїх повноважень вносить зміни, доповнення до рішень, або визнає їх такими, що втратили чинність. У випадку необхідності внесення значної кількості змін до рішення, що ускладнює його прочитання, рішення викладається у новій редакції. До таких рішень готується пояснювальна записка із зазначенням змін та старої редакції.
3.30. Всі рішення виконавчого комітету міської ради та розпорядження міського голови містять пункт про відповідального за виконання цих розпорядчих документів, як правило – керівника структурного підрозділу. Контроль або координація за виконанням розпорядчих документів зазвичай покладається на заступників міського голови, керуючого справами.
3.31. Якщо у тексті розпорядчого документа йдеться про виділення коштів, вказані конкретні завдання, строки їх виконання, відповідальні за виконання, затверджено певні заходи, рішення чи розпорядження обов’язково ставиться на контроль.
3.32. Оригінали протоколів, рішень з додатками комплектуються у справи в хронологічному порядку, засвідчуються гербовою печаткою і зберігаються у відділі забезпечення діяльності виконкому впродовж 5 років, після чого передаються до архівного сектору.
ІV. Підготовка і проведення засідань виконавчого комітету
4.1. Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання.
4.2. Засідання виконкому проводяться відповідно до плану роботи два рази на місяць (кожну другу і четверту середу) і не потребують видання міським головою розпорядження про їх скликання.
4.3. У разі необхідності засідання виконкому може проводитися в інший день, визначений міським головою шляхом надання відповідного письмового доручення керуючому справами виконкому або у інший спосіб.
На такому засіданні виконкому розглядаються питання, які вимагають негайного вирішення.
4.4. Загальна підготовка засідань здійснюється керуючим справами виконкому.
Організаційно-технічне (діловодне) забезпечення засідання покладається на відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради та сектор з організаційних питань.
4.5. Підготовку питань для розгляду виконавчим комітетом забезпечують заступники міського голови, керуючий справами виконкому разом з відповідними виконавчими органами міської ради, відповідно до розподілу функціональних повноважень.
4.6. На засідання виконавчого комітету вноситься не більше двох основних планових питань.
Основне питання – це питання, яке стосується однієї із найважливіших проблем у життєдіяльності міста, зачіпає інтереси значної кількості мешканців, вимагає для свого розв’язання певних ресурсів.
4.7. Матеріали для розгляду основного питання повинні містити:
- довідку, доповідну записку, інформацію тощо;
- проєкт рішення, у разі необхідності з додатками;
- список запрошених.
4.8. Проєкти рішень виконкому, як правило, не повинні перевищувати 3-х сторінок формату А-4 (без урахування додатків). Кількість сторінок додатків до рішення не обмежується.
4.9. Завізовані проєкти рішень, їх копії (без віз), додатки до них, інформації та довідки подаються до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради не пізніше як за п’ять днів до дня проведення засідання виконкому у кількості примірників із розрахунку по одному примірнику на кожного члена виконкому плюс один примірник доповідачеві.
4.10. У випадку, якщо для розгляду питання на засіданні виконкому планується використовувати технічні засоби (мультимедійне обладнання), то особа, відповідальна за підготовку питання, повинна за три дні до початку засідання виконавчого комітету попередити про це керуючого справами виконкому і надати до відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення необхідні презентаційні матеріали.
4.11. Відповідальність за якість підготовки документів, дотримання термінів їх подання покладається особисто на керівників виконавчих органів міськради, які є його авторами, а також на заступників міського голови, керуючого справами виконкому згідно з розподілом функціональних повноважень між ними.
4.12. Матеріали на засідання виконавчого комітету, підготовлені з порушенням вимог інструкції з діловодства та встановлених цим Регламентом термінів чи процедури, не приймаються відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради і за узгодженням з керуючим справами повертаються авторам на доопрацювання.
4.13. На підставі наданих матеріалів завідувач відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради не пізніше ніж за два дні до засідання складає за узгодженням з керуючим справами виконкому чергу денну засідання виконкому.
Керуючий справами знайомить з проєктами рішень і документами до них міського голову і остаточно узгоджує чергу денну засідання виконкому.
Внесення змін до черги денної – зняття з розгляду на засіданні планових питань, внесення на розгляд додаткових питань – здійснюється за попереднім узгодженням з міським головою.
4.14. Не пізніше як за один день до засідання відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради формує для кожного члена виконкому папку з матеріалами (черга денна, копії проєктів рішень, додатки до них, інформації та довідки) і надає членам виконкому можливість для ознайомлення з ними.
4.15. Проєкти рішень і документи до них, які не були вчасно подані до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради (надійшли із запізненням), можуть бути включені до черги денної виконкому тільки з дозволу керуючого справами виконкому поза чергою денною і сформовані в окрему папку з позначкою «додаткові питання». Остаточне рішення про внесення таких проєктів рішень на розгляд виконавчого комітету приймає міський голова.
4.16. На засіданнях виконкому розгляд питань проводиться в присутності керівників відділів, управлінь, інших виконавчих органів міської ради, акредитованих представників засобів масової інформації і запрошених (за окремим списком).
Час для доповіді з основного питання надається до 10 хвилин, для співдоповідей – до 7 хвилин, для виступів – до 5 хвилин, для повторних виступів, запитань, пропозицій, довідок – до 3 хвилин. За згодою членів виконавчого комітету головуючий може продовжити час для виступу.
Запрошення на засідання виконкому та реєстрацію в день проведення засідання представників підприємств, закладів, установ, громадських організацій, окремих посадових осіб відповідно до списку запрошених забезпечують ті відділи та управління, які внесли на розгляд виконкому питання.
4.17. Запрошення на засідання виконкому членів виконавчого комітету та їх реєстрацію в день проведення засідання забезпечує відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради.
4.18. На засіданні виконавчого комітету головує міський голова, а у разі його відсутності – посадова особа, яка входить до складу виконкому і на яку
тимчасово покладено головування на засіданні виконавчого комітету відповідно до письмового або усного доручення міського голови.
4.19. Якщо в ході засідання виконкому у головуючого виникне необхідність залишити засідання на деякий час через невідкладну справу, то ведення засідання може бути доручено іншій особі – члену виконкому.
4.20. У разі, коли відкриття засідання не можливе у зв’язку з відсутністю необхідної кількості членів виконавчого комітету, головуючий відкладає відкриття засідання, або приймає рішення про проведення його на інший день.
4.21. Головуючий на засіданні виконавчого комітету:
- відкриває, закриває та неупереджено веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;
- вносить за згодою виконавчого комітету зміни до порядку денного;
- організовує розгляд питань;
- надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу;
- забезпечує дотримання цього Регламенту всіма присутніми на засіданні;
- вносить зміни до проєктів рішень з врахуванням висловлених пропозицій в ході обговорення.
4.22. Члени виконавчого комітету мають право:
- вимагати від доповідачів і виступаючих роз’яснень з питань, що розглядаються;
- задавати доповідачу питання;
- брати участь в обговоренні питань;
- вносити зміни та доповнення до проєкту рішення або пропонувати перенесення розгляду питання на наступне засідання.
4.23. Запрошені на засідання мають право:
- приймати участь в обговоренні питання;
- надавати довідки з питань, що розглядаються;
- вносити пропозиції до проєкту рішення;
- ставити доповідачу запитання.
4.24. Рішення приймаються відкритим нефіксованим або відкритим фіксованим (поіменним) голосуванням більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету.
4.25. Рішення про проведення поіменного голосування приймається на пропозицію міського голови або не менше як третини членів виконавчого комітету, присутніх на засіданні.
4.26. Після закінчення голосування головуючий на засіданні оголошує його результати.
4.27. Прийняті на засіданні виконавчого комітету рішення, які не потребують доопрацювання або редагування, у цей же день передаються керуючим справами виконкому на підпис міському голові (іншій посадовій особі, на яку тимчасово покладено виконання обов’язків міського голови яка головувала на цьому засіданні). Міський голова (інша посадова особа, яка головувала на засіданні) може підписати прийняте рішення одразу після закінчення процедури голосування.
4.28. Рішення, прийняті на засіданні виконавчого комітету, у ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, передаються для остаточного доопрацювання чи редагування керівникам виконавчих органів які готували проєкт рішення. Вказані особи забезпечують доопрацювання проєкту рішення протягом 3-х робочих днів, якщо інший строк не встановлено на засіданні виконкому.
4.29. Якщо у процесі доопрацювання проєкт рішення зазнав суттєвих змін, він має бути повторно завізований. У цьому випадку до оригіналу доопрацьованого рішення додається завізований проєкт рішення, який був внесений на розгляд виконавчого комітету.
4.30. Доопрацьоване рішення подається на підпис міському голові (іншій посадовій особі, яка голосувала на засіданні) заступником міського голови відповідно до розподілу функціональних повноважень.
4.31. Підписані міським головою рішення реєструються відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради протягом 5-х робочих днів від дня проведення засідання виконкому. Копії рішень передаються до виконавчих органів міської ради, які їх готували.
4.32. Кожне рішення має свій номер і дату його прийняття. Нумерація рішень виконкому ведеться від № 1 за наростанням протягом календарного року.
4.33. Копії рішень виконкому не пізніше як у п'ятиденний строк після прийняття рішень, надсилаються відділам, управлінням, які їх готували, виконавцям як акти, обов’язкові для виконання.
Список адресатів визначається особою, яка підготувала проєкт рішення, та узгоджується з заступником міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
4.34. Рішення виконкому міської ради, які носять нормативно-правовий характер, підлягають обов’язковому оприлюдненню на офіційному веб-сайті міської ради не пізніше п'яти робочих днів і набувають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо виконкомом не встановлено більш пізній строк введення їх у дію.
4.35. Рішення виконавчого комітету, які носять регуляторний характер, готуються відповідно до вимог Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».
4.36. Копії рішень виконкому, витяги з них на письмовий запит підприємств, установ, організацій, ЗМІ і приватних осіб видаються відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради з дозволу міського голови або керуючого справами виконкому.
4.37. Фактичний контроль за виконанням рішень виконкому здійснюють особи, які готували проєкти цих рішень, якщо в рішенні не визначені інші посадові особи, відповідальні за контроль виконання.
4.38. Ведення і оформлення протоколів засідання виконавчого комітету, їх облік і зберігання до передачі в архівний відділ здійснює відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради.
Відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради ведеться поточний архів (5 років) рішень виконкому міської ради.
На засіданні виконкому може проводитися аудіо-, відеозапис засідання. Аудіо- та відеозаписи засідання зберігаються у порядку, встановленому для протоколів засідань.
Протокол оформляється протягом 10 робочих днів після засідання, підписується міським головою або головуючим на засіданні.
4.39. Після оформлення протоколу засідання виконкому складається перелік рішень, що включені до протоколу. Перелік рішень додається до протоколу. Облік рішень здійснюється за переліками.
4.40. Вилучення і видача оригіналів документів, включених до протоколу засідання виконкому, здійснюється у виняткових випадках тільки за вимогою судово-слідчих органів з попереднього дозволу міського голови.
При цьому у справі залишається точна копія документу, завірена начальником відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради, та копія протоколу вилучення оригіналу.
- V. Підготовка розпоряджень міського голови
5.1. Розпорядження міського голови – нормативно-правовий акт, який видається міським головою в межах повноважень, визначених ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».
5.2. Загальні правила підготовки та роботи з розпорядженнями ті ж, що і правила підготовки рішень. Проєкти розпоряджень та додатки до них готують підрозділи виконкому з питань, що належать до їх компетенції.
5.3. Розпорядження друкуються на бланках встановленого зразка, повинні мати заголовки, які коротко і точно відображають їх зміст, юридичні підстави, преамбулу і розпорядчу частини, можуть мати додатки.
5.4. У розпорядженні зазначається зміст розпорядчої дії, конкретні строки виконання завдань, відповідальні за виконання та контроль.
5.5. Проєкти розпоряджень готуються керівниками виконавчих органів міської ради за наявності листа, службової чи доповідної записки з дорученням (резолюцією) керівництва.
5.6. Візування проєктів розпоряджень міського голови здійснюється аналогічно до візування проєктів рішень виконкому.
5.7. Підготовлені та завізовані розпорядження подає на підпис міському голові керуючий справами виконкому.
5.8. Підписані розпорядження реєструються відділом забезпечення діяльності виконкому. Датою реєстрації розпорядження є дата його підписання. Номери присвоюються в порядку зростання.
5.9. Розсилка розпоряджень міського голови здійснюється аналогічно до розсилки рішень виконкому.
- VI. Загальні вимоги до організації роботи з документами у виконкомі
6.1. Організація роботи з документами у виконкомі здійснюється згідно з Інструкцією з діловодства у Марганецькій міській раді та її виконавчих органах, затвердженою рішенням міської ради.
6.2. Документи, що надходять до виконавчого комітету Марганецької міської ради від юридичних осіб, депутатів місцевих та обласних рад, народних депутатів України, листи на ім'я міського голови приймає відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради. Документи з приводу надання адміністративних послуг приймає відділ «Центр надання адміністративних послуг». Звернення від громадян, та депутатів усіх рівнів, запити на інформацію приймає відділ з питань місцевого самоврядування внутрішньої політики та інформаційного забезпечення.
6.3. Неправильно оформлені (без підпису, незасвідчені, без зазначення адреси заявника або контактного телефону, з неправильно вказаними прізвищами або посадами адресата), пошкоджені або надіслані не за адресою документи не приймаються, повертаються відправнику або пересилаються адресантові.
6.4. Відповідальність за організацію діловодства у виконкомі покладається на керуючого справами виконкому міської ради, ведення діловодства відповідно до вимог Інструкції з діловодства – на відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради.
6.5. Діловодство у виконавчих органах міської ради ведеться згідно з номенклатурою справ, яка затверджується керівником і вводиться в дію з 01 січня щорічно.
6.6. Виконавчі органи міської ради діловодство здійснюють державною мовою.
6.7. Документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою, підлягають реєстрації. Не реєструються телеграми, рекламні повідомлення, форми звітності, листи-запрошення, запрошення, листи-вдячності, вітальні листівки тощо.
6.8. Документи з питань депутатської діяльності за підписом керівництва міської ради реєструються у секторі забезпечення діяльності міської ради.
6.9. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації їх у відділі забезпечення діяльності виконкому міської ради.
6.10. Документи розглядаються керівництвом виконкому, керівниками структурних підрозділів та керівниками підрозділів в день подання їх на розгляд. У випадках, що потребують аналізу та додаткового вивчення цей строк може становити до 3-х днів. Термінові документи розглядаються негайно.
6.11. Наслідки розгляду документів керівництвом виконкому фіксуються в резолюціях. Резолюція містить такі елементи: зазначення конкретного виконавця (виконавців), зміст дій щодо виконання документа, особистий підпис керівника. Розглянуті керівництвом виконкому документи передаються до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради для занесення в журнал реєстрації вхідної документації.
6.12. В день повернення документів від керівництва виконкому або не пізніше наступного дня, відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради передає їх на виконання особам, вказаним в резолюції. Першому виконавцю надається оригінал документа, а іншим його копії.
6.13. Копії документів, надісланих до відома, для керівництва в роботі, для використання в роботі до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради не повертаються.
6.14. Вихідні документи готуються з ініціативи керівництва Марганецької міської ради, її виконавчого комітету, керівників структурних підрозділів, підрозділів (ініціативні документи) або на виконання документів, що надійшли до виконкому та міської ради (документи-відповіді).
Текстові документи готуються в програмі MicrosoftWord. Документи, в яких використовуються таблиці – в програмі MicrosoftExcel.
6.15. Відповідальний виконавець готує відповіді у кількості, на одну більше, ніж кількість адресантів (заявників). Примірники відповідей з вхідним документом повертаються до відділу забезпечення діяльності виконкому Марганецької міської ради. Останній примірник відповіді з візами та вхідним документом формуються згідно з номенклатурою у справи для подальшого зберігання.
За потреби співвиконавці візують останній примірник відповіді або виконавець додає роздруковані електронні інформації співвиконавців.
Відповіді на документи з обласної державної адміністрації, органів виконавчої влади вищого рівня, в яких кожним пунктом визначені окремі виконавці та вирішення документа передбачає лише подання інформації (доручення, протоколи), надаються кожним виконавцем окремо, якщо інше не передбачено у резолюції.
6.16. Викладення тексту листа здійснюється за принципом «перевернутої піраміди» – головна думка листа викладається в першому реченні; друге і наступні речення містять інформацію, яка уточнює (обґрунтовує, пояснює, тощо) головну думку листа.
Якщо мало місце попереднє листування з одного й того самого питання, зміст листа має бути логічно пов’язаний з ним.
6.17. Відмова у задоволенні прохання (клопотання) та вимога надати (додати, донести) будь-які документи обґрунтовується посиланням на нормативні підстави таких дій (із зазначенням назви відповідного нормативного документу, його реєстраційних реквізитів, пункту та підпункту).
Відмовляти заявнику у задоволенні вимоги (клопотання) чи вимагати надання будь-яких документів без зазначення нормативних підстав забороняється.
6.18. Під час приймання від виконавців вихідних документів перевіряється наявність на ньому обов’язкових реквізитів:
- найменування адреси;
- зазначення адреси;
- усіх необхідних підписів на документі, додатках до нього;
- віз на другому примірнику, що залишається у справі відділу забезпечення
діяльності виконкому міської ради відмітки на документі про додатки;
- відповідність кількості примірників кількості адресантів.
6.19. Документ не повинен містити більше чотирьох різних адресантів. При надсиланні документа більш ніж чотирьом адресатам складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсилці зазначається лише один адресант.
6.20. Вихідні документи мають заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст. У документах-відповідях заголовок містить посилання на зміст документу, на виконання якого вони підготовлені. Посилання у відповіді на номер та дату вхідного документу без зазначення його стислого змісту не допускається. Текст відповіді має бути викладений таким чином, щоб адресант не потребував додаткових роз’яснень його змісту. Не допускається використання специфічних термінів у відповіді адресату, окрім службової переписки з вузькопрофільних питань. У випадку надання відмови з мотивів, визначених у законодавстві, у вихідному документі обов’язково зазначається конкретний пункт (стаття, частина, розділ) відповідного нормативного акту.
6.21. На останньому аркуші вихідного документа зазначається ініціал імені, прізвище та номер службового телефону його виконавця.
6.22. Вихідні документи, що готуються за підписом міського голови, візуються куратором та керівником структурного підрозділу. Віза ставиться на примірнику, який залишається у справі відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради, складається з особистого підпису.
6.23. Документи адресовані Президенту, Верховній Раді, Кабінету Міністрів України, першим особам обласної ради, обласної державної адміністрації, міським головам інших міст, першим особам правоохоронних органів підписуються виключно міським головою, а в період його відсутності – виконуючим обов’язки та друкуються на бланках виконавчого комітету Марганецької міської ради.
6.24. Підписання документа може делегуватись іншій посадовій особі шляхом прийняття відповідного рішення міської ради, її виконавчого комітету, виданням розпорядження міським головою відповідно до повноважень, залежно від сфери діяльності, в якій передається право підпису.
6.25. Підписані вихідні документи відсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням тим підрозділом, до якого вони надійшли та були зареєстровані.
6.26. Кореспонденція, отримана відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради після 16.00 розноситься та відправляється наступного дня.
VII. Організація прийому громадян та їх звернень
7.1. У роботі зі скаргами, заявами та пропозиціями, інформаційними запитами громадян (надалі - звернення) і в організації їх особистого прийому виконавчий комітет Марганецької міської ради керується Законом України «Про звернення громадян», Законом України «Про доступ до публічної інформації», вимогами Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, відповідно до чинного законодавства та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у виконкомі Марганецької міської ради.
7.2. Усі звернення громадян, незалежно від способу їх надходження та запити на інформацію в день надходження реєструє відділ з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення. На кожне звернення оформляється єдина реєстраційно-контрольна картка, запити на інформацію реєструються в журналі реєстрації запитів на інформацію.
7.3. Усі звернення після попереднього розгляду працівниками відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення розглядаються міським головою, або посадовою особою, яка виконує його обов’язки. Такі звернення з резолюцією відділ з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення передає заступникам міського голови, секретарю міської ради, керуючому справами виконкому міської ради, які вони візують та передають до відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення. Працівник відділу передає звернення виконавцям відповідно до резолюції для вжиття заходів.
7.4. Якщо у зверненні порушено кілька не пов’язаних між собою питань, які належать до компетенції різних структурних підрозділів, то кожен виконавець надає відповідь заявнику окремо, посилаючись на ту частину звернення, яка належить до його компетенції.
7.5. Звернення громадян розглядаються в термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення – невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх реєстрації.
7.6. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник структурного підрозділу встановлює термін, необхідний для його розгляду. Про це повідомляється особа, яка подала звернення. Загальний термін вирішення питання не може перевищувати сорока п'яти днів з дня реєстрації звернення.
7.7. Відповіді на звернення громадян готує безпосередній виконавець за підписом міського голови або заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря міської ради, керуючого справами виконавчого комітету.
7.8. Відповідь заявнику, підготовлена структурним підрозділом надсилається працівниками відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення для подальшого відправлення заявнику.
7.9. Примірник відповіді, матеріали перевірки, вся переписка, оригінал звернення з усіма додатками залишається у відділі з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення для зберігання і централізованого формування справ.
7.10. Розгляд звернень громадян вважається завершеним після того, як питання остаточно вирішено по суті, а заявнику надано відповідь про результати розгляду звернення.
7.11. Прийом громадян у виконавчому комітеті здійснюється керівництвом виконкому та керівниками структурних підрозділів відповідно до затвердженого графіку і розподілу обов’язків. Графіки прийому посадовими особами виконавчих органів Марганецької міської ради затверджуються розпорядженням міського голови.
7.11.1. На період встановлення карантину та запровадження обмежувальних протиепідемічних заходів, проведення масових заходів та прийом громадян проводиться згідно з чинним законодавством.
7.12. Попередню роз’яснювальну роботу, запис відвідувачів на особистий прийом до міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому здійснюють секретарі приймалень міського голови та заступників міського голови; заповнюють реєстраційні картки, що даються під час особистого прийому.
7.13. Контроль за виконанням доручень, даних під час особистого прийому та при розгляді письмових звернень громадян, здійснюється секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради разом з працівниками відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення та керівниками виконавчих органів, які одержали їх для розгляду.
У разі, коли доручення виконується кількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання є виконавець, який у резолюції зазначений першим.
У виконавчих органах міської ради, міських службах безпосередній контроль за виконанням доручень здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство за зверненнями громадян, призначений наказом керівника виконавчого органу.
Доручення вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено та про це надано відповідь.
7.14. Роз’яснення щодо усних звернень громадян можуть надаватися невідкладно під час прийому. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається відповідальними посадовими особами, до повноважень яких належить питання, порушене у зверненні, у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється за його бажанням письмово, за допомогою електронної пошти, усно або телефоном.
7.15. Громадянин може отримати відмову у записі на прийом до однієї і тієї ж особи у випадку повторного звернення з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також у випадку визнання його судом недієздатним.
7.16. Якщо порушене у зверненні питання не належить до компетенції виконавчого комітету Марганецької міської ради, заявнику надаються роз’яснення до якого органу звернутися для вирішення питання.
VIII. Відповідальність та контроль за виконанням документів
8.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контроль за виконанням документів складається зі здійснення контролю термінів виконання та якості виконання завдань за змістом.
8.2. Контролю підлягають документи, які потребують конкретних дій щодо їх виконання та дотримання термінів, зазначених безпосередньо в документах як в цілому, так і за окремими пунктами. Документи, що підлягають постановці на контроль за походженням є внутрішніми та зовнішніми.
8.3. Відповідальність за повноту, правильність і своєчасність виконання документів покладається на виконавця документу, зазначеного у резолюції або в самому тексті документу. Якщо документ надійшов на виконання декільком виконавцям – відповідальним виконавцем є особа, зазначена у документі або резолюції першою.
8.4. Контроль термінів виконання документів здійснює відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради.
8.5. Контролю підлягають:
- Закони України, укази, розпорядження і доручення Президента України; постанови Верховної Ради України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, документи інших міністерств та відомств (що стосуються міського голови, міста Марганця, міської ради та її виконавчих органів, містять конкретні завдання та строки їх виконання);
- рішення обласної ради, розпорядження, доручення голови обласної державної адміністрації та доручення його заступників (в межах повноважень, визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні»);
- звернення депутатів всіх рівнів;
- рішення виконавчого комітету;
- розпорядження міського голови;
- доручення міського голови.
8.6. На документах, контроль яких здійснюється відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради, у правому верхньому кутку аркуша зазначається строк виконання документа із зазначенням його в журналі реєстрації контрольних документів.
8.7. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі, встановлені актами законодавства або керівником. Документи та резолюції без зазначення в них строку виконання повинні бути виконані не пізніше, як за 30 календарних днів, з позначкою «терміново» протягом 7 робочих днів, з позначкою «негайно» впродовж 3 робочих днів з дати надходження.
8.8. Кінцеві дати термінів виконання документів, що припадають на вихідні чи святкові дні, під час взяття документів на контроль переносяться на наступний робочий день за вихідним чи святковим.
8.9. Терміни виконання документів можуть бути змінені лише тими органами й посадовими особами, які їх встановлювали. Про погоджений новий термін необхідно повідомити відповідний контролюючий відділ, зазначивши з ким погоджена зміна, коли й на який строк. В іншому разі документ буде вважатися невиконаним або виконаним з порушенням терміну.
8.10. Документ вважається виконаним, якщо поставлені в ньому завдання вирішені, надана письмова відповідь по суті адресанту документа. Підставою для зняття документа з контролю можуть бути прийняті на його виконання рішення, розпорядження, інформації, довідки або письмові відповіді.
8.11. В разі, якщо для вирішення звернення необхідно прийняття рішення виконавчого комітету або міської ради, проєкт переданий на розгляд але рішення по суті не прийняте, про це посадова особа, яка підготувала проєкт рішення повідомляє заявнику.
8.12. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено та про це надано відповідь.
Порядок зняття з контролю:
- документи, отримані з вищих органів влади, знімаються з контролю за резолюцією керівника, який поставив їх на контроль, після надання виконавцем відповідної інформації;
- документи, які надійшли до виконкому і поставлені на контроль резолюцією керівника, після надання відповідної інформації виконавцем знімаються з контролю тільки керівником, який поставив документ на контроль;
- для зняття з контролю рішень виконкому або розпоряджень міського голови відповідний виконавчий орган готує лист з пропозицією про зняття з контролю чи продовження терміну контролю і передає його для розгляду відповідному заступнику міського голови.
Рішення виконкому знімаються з контролю рішеннями, розпорядження міського голови – розпорядженнями.
ІХ. Організація роботи з кадрами
9.1. Роботу з кадрами здійснює відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради, який у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу в Україні», законодавством про працю, іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, міського голови, рішеннями міської ради та її виконкому, Положенням про відділ, цим Регламентом.
9.2. Структура, штатний розпис виконавчих органів та витрати на їх утримання затверджуються рішенням міської ради за поданням міського голови.
В міжсесійний період, у разі необхідності, в межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови можуть вноситися зміни з подальшим затвердженням міською радою.
9.3. На службу в органи місцевого самоврядування можуть бути прийняті громадяни України, які мають відповідну освіту і професійну підготовку, володіють державною мовою.
9.4. Прийняття на службу здійснюється шляхом конкурсного відбору у встановленому порядку або за іншою процедурою, передбаченою законодавством.
Прийняття працівників на роботу до виконавчих органів міської ради на посади, не віднесені до категорії посадових осіб, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.
9.5. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду, а також просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.
9.6. На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ державних службовців.
9.7. Посадові особи щорічно до 01 квітня подають декларації про доходи в порядку, визначеному чинним законодавством. Контроль за своєчасністю та поданням декларацій здійснюють керівники структурних підрозділів міської ради.
9.8. Відповідальність за проведення кадрової роботи, вирішення питань щодо служби в органах місцевого самоврядування покладається на керуючого справами виконкому та керівників структурних підрозділів міської ради.
9.9.Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування.
9.9.1. Рішення про проведення конкурсу приймається міським головою за наявності вакантної посади.
9.9.2.Оголошення про конкурс публікується на офіційному веб-сайті міської ради не пізніше ніж за 30 днів до початку конкурсу.
Особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають до конкурсної комісії документи відповідно до Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад.
9.9.3. За рішенням конкурсної комісії до участі у конкурсі допускаються особи, які відповідають умовам конкурсу.
Відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради за погодженням з головою конкурсної комісії визначає дату проведення іспиту та повідомляє кандидатів про місце і час його проведення.
9.9.4.Конкурсна комісія на підставі розгляду поданих документів, результатів іспиту та співбесіди з кандидатами, які успішно склали іспит, на своєму засіданні здійснює відбір осіб для зайняття вакантних посад.
При проведенні конкурсу перевага надається особам, які пройшли стажування на посаді.
Інші кандидати, які успішно склали іспит, але не були відібрані або призначені на посади, у разі їх згоди, за рішенням конкурсної комісії можуть бути рекомендовані для зарахування до кадрового резерву.
9.9.5. До участі у конкурсі не допускаються особи, які:
- досягли встановленого законодавством граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування;
- визнані в установленому порядку недієздатними;
- мають судимість, що є несумісною із зайняттям посади посадової особи в органах місцевого самоврядування;
- у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи свояками;
- позбавлені права займати відповідні посади в установленому законом порядку на визначений термін;
- в інших випадках, установлених законами.
9.9.6. Якщо за результатами конкурсу не відібрано жодного з кандидатів для призначення на посаду, конкурсна комісія не може рекомендувати цих кандидатів до кадрового резерву.
9.9.7. При прийнятті на службу посадових осіб може встановлюватися випробування до шести місяців, що обов’язково відображається у розпорядженні міського голови про прийняття на роботу.
9.10. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування поза конкурсом.
9.10.1. Прийняття на службу здійснюється:
- на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні»;
- на посаду секретаря міської ради – шляхом обрання радою;
- на посаду заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, старости – шляхом затвердження радою за пропозицією міського голови.
9.10.2. Без конкурсного відбору, за рішенням міського голови, може здійснюватися прийняття на роботу
- випускників Національної академії державного управління при Президентові України та її філіалів, якщо вони направлялися на навчання виконкомом міськради;
- працівників патронатної служби.
- 10.3. Призначення на посади керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, здійснюється міським головою з обов’язковим укладанням контракту чи іншою процедурою відповідно до чинного законодавства.
9.11. Робота з кадровим резервом.
9.11.1. Для прийняття на посади і просування по службі посадових осіб місцевого самоврядування щороку (у грудні) формується кадровий резерв, який за необхідністю може переглядатися протягом року.
Списки кадрового резерву готує керівник відповідного виконавчого органу міської ради, затверджує їх у заступника міського голови за напрямом діяльності.
Узагальнений список кадрового резерву затверджується розпорядженням міського голови.
9.11.2. На посади керівників структурних підрозділів кадровий резерв формується не менше як з двох осіб, на посади спеціалістів - однієї особи. Міський голова може, з урахуванням фактичної потреби, встановлювати своїм розпорядженням інші кількісні норми формування резерву, в тому числі і на окремі посади.
9.11.3. З працівниками, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота згідно з особистими річними планами, затвердженими керівниками структурних підрозділів міської ради, в яких передбачається:
- вивчення і аналіз виконання законів України, актів Президента і Кабінету Міністрів України, рішень міської ради та її виконавчого комітету;
- систематичне навчання шляхом самоосвіти;
- періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах;
- участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з проблем та питань діяльності органів місцевого самоврядування;
- стажування протягом не більш як двох місяців у виконавчих органах міськради відповідно до графіків, затверджених заступником міського голови згідно з розподілом повноважень;
- виконання обов’язків посадової особи, на посаду якої зараховано працівника до кадрового резерву;
- залучення до вивчення відповідних питань, проведення перевірок, службових розслідувань;
- участь у підготовці проєктів рішень міської ради, виконавчого комітету, інших організаційно-розпорядчих документів.
9.11.4. Міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконкому створюють умови для навчання та підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування.
9.12. Стажування на службі в органах місцевого самоврядування.
9.12.1. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посади у виконавчих органах міської ради, проводиться стажування особи строком від 2х тижнів до 2х місяців.
9.12.2. Стажування можуть проходити як особи, що вперше претендують на посаду, так і посадові особи, які бажають зайняти більш високу посаду.
9.12.3. Стажування посадових осіб проводиться згідно з Положенням про стажування у державних органах (постанова Кабінету Міністрів України від 01.12.1994 р. № 804 із змінами та доповненнями).
9.12.4. З метою просування по службі посадових осіб стажування проводиться за дозволом міського голови, при цьому стажист надає письмову заяву про дозвіл йому на стажування за погодженням з керівником структурного підрозділу, заступником міського голови, керуючим справами згідно з розподілом повноважень.
9.12.5. Керівник відділу, управління, іншого виконавчого органу міської ради визначає завдання для стажиста на період стажування, закріплює за ним досвідченого фахівця-наставника з числа посадових осіб.
9.12.6. Після закінчення стажування стажист подає до відділу кадрової служби відгук про стажування та висновки керівника щодо подальшої роботи стажиста в органах місцевого самоврядування.
9.13. Посадові інструкції.
9.13.1. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, в місячний термін після затвердження радою структури, загальної чисельності штатних одиниць виконавчих органів міської ради розробляється посадова інструкція.
9.13.2. Посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності, у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради, завдань, обов’язків, прав і відповідальності їх працівників.
9.13.3. Посадова інструкція розробляється та затверджуються керівниками структурних підрозділів міської ради на посаду кожного працівника в підрозділі.
9.13.4. Посадові інструкції складаються на основі типових професійно- кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування.
9.13.5. Посадові інструкції готуються у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі забезпечення діяльності виконкому, другий – у працівників відповідних структурних підрозділів міської ради, який видається під підпис. Копія посадової інструкції зберігається у керівника підрозділу.
9.13.6. У посадовій інструкції мають бути чітко окреслені місце та роль працівника в діяльності підрозділу, межі його повноважень та відповідальності.
Текст посадової інструкції складається, як правило, з таких розділів:
- загальні положення;
- кваліфікаційні вимоги до працівника;
- основні завдання та обов’язки;
- права;
- відповідальність;
- взаємовідносини.
9.14. Порядок оформлення відряджень.
9.14.1.Відрядження працівників виконавчих органів міської ради здійснюється за службовою необхідністю.
9.14.2. Проєкт розпорядження міського голови про відрядження міського голови, секретарю міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради, керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради, працівників підрозділів міської ради, розрахунок оплати праці яких здійснюється відділом бухгалтерського обліку, готує відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради.
9.14.3. При змінах у структурі виконавчих органів міської ради міський голова, у разі необхідності, окремим розпорядженням визначає інший відділ, на який покладається завдання з підготовки проєктів розпоряджень міського голови.
9.14.4. Проєкт розпорядження міського голови про відрядження візують: керуючий справами виконкому, завідувач відділу бухгалтерського обліку та завідувач юридичного відділу.
9.14.5. Підставою для підготовки проєкту розпорядження про відрядження є запрошення, виклик органів виконавчої влади вищого рівня або службова записка керівника виконавчого органу міської ради, яка з резолюцією міського голови, заступника міського голови, якому за розподілом повноважень підпорядкована особа, що відбуває у відрядження, та з резолюцією керуючого справами виконкому надається до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради.
9.14.6. Після завершення відрядження у триденний термін необхідно надати до відділу бухгалтерського обліку міської ради відповідні документи.
9.14.7. Керівники та працівники структурних підрозділів міської ради, розрахунок оплати праці яких здійснюється не відділом бухгалтерського обліку міської ради, направляються у відрядження керівником відповідного структурного підрозділу, який видає наказ про відрядження.
9.15. Порядок надання відпусток.
9.15.1. Щорічні, додаткові та інші відпустки, передбачені чинним законодавством, надаються працівникам в установленому порядку.
9.15.2. Щорічно у грудні керівники структурних підрозділів міської ради складають графіки відпусток працівників на наступний рік і надають їх до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради у встановлений ним термін.
9.15.3. Після узагальнення, графік щорічних відпусток секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників та працівників структурних підрозділів міської ради затверджується міським головою.
Порушення затвердженого графіка відпусток дозволяється, як виняток і тільки з поважних причин або виходячи із загальної виробничої потреби за письмовою заявою працівника та розпорядженням міського голови.
9.15.4. Відпустка надається на підставі заяви працівника і оформляється розпорядженням міського голови. Заява адресується на ім’я міського голови і повинна бути завізована безпосереднім керівником. Заяви працівників виконавчих органів міської ради також погоджують заступники міського голови, керуючий справами виконкому (відповідно до розподілу функціональних повноважень).
9.15.5. Основна і додаткова відпустки, за бажанням працівника, можуть надаватися разом або частинами відповідно до чинного законодавства.
Проєкти розпоряджень міського голови про відпустки готуються відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради і візуються керуючим справами виконкому, керівником юридичного відділу та керівником відділу бухгалтерського обліку у випадку, якщо цей відділ здійснює розрахунок оплати праці особі, яка відбуває у відпустку.
9.15.6. Контроль за дотриманням графіка відпусток, облік використання відпусток та оформлення документів, пов’язаних з відпустками, здійснює відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради.
9.15.7. Надання відпусток без збереження заробітної плати здійснюється за розпорядженням міського голови згідно з чинним законодавством про працю.
Х. Підготовка та проведення протокольних заходів
10.1. Організація протокольних заходів та загальноміських святкових заходів за участю міського голови здійснюється відповідно до вимог Порядків проведення цих заходів.
10.2. Порядок проведення протокольних заходів та Порядок проведення загальноміських святкових заходів за участю міського голови затверджуються розпорядженнями міського голови та повинні визначати рівень заходів, правила Протоколу та принципи їх додержання, види загальноміських святкових заходів та основні етапи у їх підготовці.
10.3. Відповідальність за організацію і проведення протокольних заходів та загальноміських святкових заходів за участю міського голови несуть заступники міського голови – голови організаційних комітетів.
10.4. Консультативну допомогу з питань підготовки протокольних заходів за участю міського голови, координацію і контроль за їх проведенням здійснює сектор з організаційних питань.
XI Підготовка і проведення нарад
11.1. Міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому міської ради та керівники виконавчих органів міської ради проводять відповідно до Плану роботи виконкому наради з метою оперативного розгляду та вирішення службових питань.
11.2. Дата, час, план проведення нарад міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому міської ради визначаються ними самостійно.
11.3. Рішення, прийняті на нарадах, оформляються протоколами виконавчими органами міської ради, що відповідають за проведення нарад. Протокол наради підписується головуючим.
11.4. Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та на проведення відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбувається нарада, яку проводять міський голова, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, надається посадовою особою, яка проводить нараду.
11.5. Наради з керівниками підприємств, установ та організацій міста проводяться згідно з планом роботи.
11.6. На період встановлення карантину та запровадження обмежувальних протиепідемічних заходів, проведення масових заходів та прийом громадян проводиться згідно з чинним законодавством.
ХII Організація робочого часу, режим роботи
12.1. Організація робочого часу у виконавчих органах міської ради здійснюється відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку виконавчих органів Марганецької міської ради, які затверджуються розпорядженням міського голови та за потреби можуть переглядатися.
Ці Правила визначають внутрішній службовий розпорядок посадових осіб місцевого самоврядування, режим їх роботи, у тому числі у вихідні, святкові та неробочі дні (після закінчення робочого часу), умови перебування на робочому місті, порядок повідомлення про свою відсутність та ознайомлення із загальними інструкціями з охорони праці та протипожежної безпеки.
Тривалість та режим роботи, час відпочинку посадової особи місцевого самоврядування визначаються законодавством про працю з урахуванням особливостей, передбачених Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування».
12.2. Початок робочого дня структурних підрозділів виконкому єдиний, незалежно від місця їх розташування – 8.00; закінчення – о 17.00, обідня перерва з 12.00 до 12.45. У п’ятницю робочий день закінчується о 15.45. Тривалість передсвяткового дня зменшується на одну годину.
12.3. З метою ефективної організації роботи щодо забезпечення безумовного виконання встановлених завдань міського голови, координації взаємодії структурних підрозділів, затверджується розподіл обов'язків та напрямів роботи керівництва Марганецької міської ради.
12.4. Керівники структурних підрозділів складають посадові інструкції на підлеглих посадових осіб місцевого самоврядування та робітників міської ради відповідно до чинного законодавства, які затверджує міський голова, погоджують керуючий справами або заступники міського голови за напрямком роботи та керівник юридичного відділу.
12.5. Для оперативного вирішення питань, пов’язаних із забезпеченням життєдіяльності міста, координацією дій розпорядженням міського голови затверджується графік чергування керівного складу міської ради та її виконавчих органів у неробочий час, вихідні та святкові дні.
12.6. У випадку відсутності (відпустка, відрядження, хвороба, тощо) одного з керівників міської ради та її виконкому, чергування проводиться відповідно до розподілу обов’язків.
12.7. Перебування працівників підрозділів зі службових питань у робочий час за межами робочого місця заздалегідь узгоджується з керівниками цих підрозділів.
12.8. Заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами та керівники структурних підрозділів про свою відсутність на робочому місці в робочий час повідомляють міського голову.
12.9. Розпорядженням міського голови визначаються особи, яких необхідно залучити до роботи у святкові чи вихідні дні. Вирішення питань надання днів відпочинку за раніше відпрацьовані дні, відпусток без збереження заробітної плати здійснюється відповідно до чинного законодавства за погодженням з безпосереднім керівником та з дозволу куратора.
12.10. У відділах, управліннях, інших виконавчих органах міської ради ведеться табельний облік робочого часу його працівників. Табель складається особою, визначеною керівником виконавчого органу.
Підписаний керівником відділу, управління табель обліку робочого часу здається до відділу бухгалтерського обліку до15 та 25 числа кожного місяця.
12.11. Табельний облік робочого часу міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, сторости, працівників апарату міської ради та її виконавчих органів веде відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради.
ХIII Організація чергувань у виконкомі
13.1. Чергування у виконкомі здійснюється відповідальними черговими цілодобово.
У передсвяткові, святкові та вихідні дні відповідальними черговими по виконкому додатково призначаються заступники міського голови, секретар міської ради, керуючий справами виконкому міської ради, керівники та працівники виконавчих органів міської ради.
13.2. Складання графіків чергувань у виконкомі здійснюється сектором з питань організаційної роботи міської ради. Графік чергувань затверджується розпорядженням міського голови.
Керуючий справами виконавчого комітету Т. Величко
Інструкції з діловодства у Марганецькій міській раді та її виконавчих органах
Архів
Регламент виконавчого комітету Марганецької міської ради (Рішення № 565 від 27.12.2017 р.)
