.jpg)
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення виконавчого комітету
міської ради
від 27.12.2017р. № 565
Регламент
виконавчого комітету Марганецької міської ради
І. Загальні положення
1.1. Виконавчий комітет (далі – виконком) є виконавчим органом міської ради, діяльність якого визначається Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».
Виконавчий комітет утворюється міською радою на строк її повноважень.
Після закінчення повноважень міської ради, міського голови, виконавчий комітет здійснює свої повноваження до формування нового складу виконавчого комітету.
Виконавчий комітет є колегіальним органом, який здійснює свої повноваження шляхом прийняття рішень на засіданнях.
Виконком має печатку встановленого зразка.
1.2. Регламент виконавчого комітету Марганецької міської ради (далі – Регламент) є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, управлінь, відділів, секторів, інших виконавчих органів міської ради стосовно реалізації повноважень, встановлених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», здійснення правового, організаційного забезпечення діяльності виконкому та інших виконавчих органів міської ради.
1.3. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється на підставі рішення виконкому.
1.4. Регламент передбачає порядок здійснення таких напрямків діяльності виконкому:
- планування й організація роботи виконавчого комітету, його структурних підрозділів;
- порядок підготовки рішень виконкому;
- порядок проведення засідань виконкому, розгляду і прийняття рішень;
- підготовка розпоряджень міського голови;
- загальні вимоги до організації роботи з документами у виконкомі;
- організація прийому громадян та їх звернень;
- відповідальність та контроль за виконанням документів;
- організація роботи з кадрами;
- підготовка та проведення протокольних заходів;
- підготовка і проведення нарад;
- організація робочого часу, режим роботи;
- організація чергувань у виконкомі.
1.5. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх посадових осіб виконавчих органів міської ради. За допущення порушень Регламенту посадові особи притягуються до дисциплінарної та адміністративної відповідальності.
ІІ. Планування й організація роботи виконавчого комітету, його структурних підрозділів
2.1. Виконавчий комітет організовує свою діяльність згідно з планами. Планування роботи здійснюється у формі перспективних, квартальних планів роботи виконкому, оперативних (календарних) планів заходів, що проводяться у місті протягом місяця за участю міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому міської ради, і оперативних (щотижневих) планів роботи виконавчих органів міської ради.
2.2. Виконавчі органи міської ради, щорічно, до 15 грудня надають до сектору з питань організаційної роботи пропозиції до перспективного плану роботи виконкому на наступний рік. Пропозиції до плану роботи виконавчого комітету узагальнюються сектором з питань організаційної роботи та готується проект плану роботи виконкому на наступний рік, який вноситься на розгляд та затвердження виконкому на засідання останнього місяця поточного року.
2.3. Виконавчі органи міської ради відповідно до запиту не пізніше, ніж за 15 робочих днів до початку кварталу надають до сектору з питань організаційної роботи пропозиції до плану роботи виконкому на наступний квартал. Пропозиції до плану роботи виконавчого комітету узагальнюються сектором з питань організаційної роботи та готується проект плану роботи виконкому на наступний квартал, який вноситься на розгляд та затвердження виконкому на засідання останнього місяця поточного кварталу.
2.4. Виконавчі органи міської ради складають оперативні плани роботи з урахуванням перспективного, квартального планів роботи та календарного плану заходів.
Заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, секретар міської ради, та керуючий справами виконкому міської ради щомісяця до 25 числа надають до сектору з питань організаційної роботи перелік заходів, нарад тощо до календарного плану заходів на наступний місяць.
Сектор з питань організаційної роботи узагальнює подані матеріали і до 30 числа кожного місяця складає календарний план заходів, що проводяться в місті наступного місяця.
2.5. Контроль за виконанням перспективного та квартальних планів роботи виконкому здійснюється керуючим справами виконкому міської ради.
Контроль за виконанням планів роботи виконавчих органів міської ради здійснюється відповідними заступниками міського голови.
2.6. Корегування планів (у разі необхідності) здійснюється своєчасно у тому ж порядку, який встановлено для їх розробки, погодження, затвердження та контролю.
ІІІ. Порядок підготовки рішень виконкому
3.1. Для забезпечення виконання власних та делегованих повноважень, здійснення управлінської діяльності виконавчий комітет приймає рішення.
3.2. Рішення – нормативно-правовий акт, який приймається в колегіальному порядку з питань компетенції виконавчого комітету, носить нормативний, індивідуальний характер або має загальне значення.
3.3. Підготовка проекту рішення починається з роботи над документами, що є підставами для прийняття рішення та вивчення законодавчої бази, існуючих розпорядчих документів з цього питання. Рішення може бути ініціативним. В цьому випадку ініціатором готується пояснювальна записка до проекту з обґрунтуванням необхідності його прийняття.
3.4. Рішення готуються у паперовому вигляді на бланках встановленого зразка. Обов’язковою є вимога щодо дотримання правил друкування та стабільного порядку розміщення реквізитів. Етапи роботи з рішеннями: складання проекту рішення, його візування, розгляд на засіданні виконкому, обговорення, прийняття, реєстрація, розсилка, оприлюднення.
3.5. Заголовок до рішення повинен містити короткий, точний і ємний виклад змісту рішення. Він граматично узгоджується з текстом рішення і відповідає на питання «Про що?».
3.6. Преамбула повинна обов’язково містити посилання на норму Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» із зазначенням конкретного пункту та статті, інші законодавчі підстави з зазначенням дати прийняття, номеру та назви. В преамбулі зазначається мета прийняття рішення.
3.7. Вирішальна частина поділяється на складові частини – пункти, що обов'язково нумеруються, містять конкретну вказівку, строки виконання та відповідальних.
3.8. У ряді випадків для конкретизації та деталізації змісту окремих пунктів вирішальної частини рішення можуть мати додатки. Про наявність додатків обов’язково треба зазначити в рішенні. Якщо додатків кілька, то вказуються їх порядкові номери. Один додаток до рішення не нумерується.
3.9. Проекти рішень повинні вміщувати конкретні і змістовні заходи, строки і відповідальних за виконання. В тексті рішень не допускається вживання невстановлених скорочень.
3.10. На звороті останнього аркуша проекту рішення обов’язково зазначається посадова особа відповідальна за підготовку рішення.
3.11. Після особи відповідальної за підготовку проекту рішення друкується перелік осіб, що будуть погоджувати проект. Візування рішення включає: назву посади, підпис, зазначення ініціала імені та прізвище особи, що ставила підпис.
3.12. У разі наявності зауважень до проекту рішення ставиться напис «не погоджено» і складається мотивований висновок з обов’язковим посиланням на конкретну законодавчу норму та обґрунтуванням причин непогодження.
3.13. У випадку, коли підпис ставить особа, що виконує обов’язки замість відсутнього працівника – обов’язково зазначається посада і прізвище того, хто візував документ. Не допускається візування документа з прийменником «за» або проставлянням косої риски перед найменуванням посади.
3.14. Підготовлені проекти рішень візуються в такому порядку:
- головним спеціалістом, керівником виконавчого органу міської ради, що підготував проект рішення;
- заступником (заступниками) міського голови за напрямками діяльності згідно
з розподілом повноважень;
- керуючим справами виконкому міської ради;
- завідувачем юридичного відділу;
- завідувачем відділу забезпечення діяльності виконкому.
3.15. Проекти рішень можуть підлягати візуванню керівниками інших структурних підрозділів, узгодження з якими необхідне, виходячи зі змісту відповідного проекту. За правильність складання переліку узгоджень відповідає особа, яка готує проект. Строк візування кожним з підрозділів не повинен перевищувати 3 робочих днів з моменту надходження проекту.
3.16. Візується та підписується тільки оригінал рішення. Примірники рішень засвідчуються підписом виконавця в лівому нижньому куті кожної сторінки. В правому верхньому куті першої сторінки проектів рішень та додатків до них робиться напис «копія».
3.17. Всю роботу, пов’язану зі створенням рішення забезпечують виключно працівники структурного підрозділу відповідального за підготовку рішення. Передача проекту рішення стороннім особам, які не є працівниками виконкому, забороняється.
3.18. У разі виникнення зауважень до проекту рішення виконавець вживає заходів для усунення зауважень та вносить відповідні правки. Якщо зауваження неможливо усунути або виконавець наполягає на правильності складання проекту, він готує пояснювальну записку, а посадова особа, яка має зауваження – висновок з обґрунтуванням. Ці документи додаються до проекту рішення та підлягають розгляду на засіданні виконавчого комітету. Проект рішення виноситься на розгляд виконавчого комітету незалежно від наявності зауважень.
3.19. Оформлені, завізовані, з необхідною кількістю копій та повним пакетом документів проекти рішень подаються у відділ забезпечення діяльності виконкому не пізніше ніж за три робочі дні до засідання виконкому.
3.20. До проектів рішень обов’язково повинні додаватися:
- розсилка-перелік посадових осіб та виконавчих органів міської ради, яким необхідно направити копію рішення чи виписку з нього, за встановленою формою (додаток 1);
- список запрошених на засідання виконкому, підписаний заступником міського голови за напрямком діяльності та керуючим справами виконкому міської ради за встановленою формою (додаток 2);
- матеріали, які є підставою для прийняття рішення виконкому (доповідні та службові записки головних спеціалістів, керівників виконавчих органів міської ради, листи-клопотання організацій, підприємств міста, окремих громадян та інші, зареєстровані належним чином та розглянуті керівництвом). Ці матеріали мають бути пронумеровані, внесені до реєстру. Реєстр документів, які додаються до проекту рішення, підписується головним спеціалістом або керівником виконавчого органу та скріплюється печаткою того виконавчого органу, який готував проект рішення за встановленою формою. У разі, якщо виконавчий орган міської ради не має печатки, зазначається про її відсутність (додаток 3);
- необхідна кількість належним чином оформлених копій для розсилки.
Відповідальність за зміст проекту рішення та пакет документів до нього несе посадова особа, яка підготувала проект рішення виконкому.
3.21. Одразу після завершення візування проекту рішення виконавець надає його з усіма додатками до відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення в електронному вигляді для оприлюднення.
3.22. На підставі документів, які надійшли у зазначений термін (три дні), відділ забезпечення діяльності виконкому готує чергу дня з переліком проектів рішень, внесених на розгляд виконкому виконавчими органами міської ради. Зазначені матеріали передаються членам виконкому за три робочі дні для ознайомлення.
Вносити додаткові питання на розгляд безпосередньо на засіданні виконкому мають право головуючий, заступники міського голови та керуючий справами виконкому.
3.23. Проекти рішень про внесення змін та доповнень до прийнятих рішень виконкому готує той виконавчий орган, який підготував проекти рішень, до яких вносяться зміни чи доповнення.
У разі ліквідації виконавчого органу, який готував проект рішення, підготовку проекту рішення про внесення змін чи доповнень до прийнятого рішення, здійснює його правонаступник.
3.24. Рішення приймаються на засіданні більшістю від загальної кількості складу виконкому. Прийняті рішення підписує міський голова, додатки до рішень – особа, яка підготувала проект рішення (обов’язково зазначається посада особи, яка підписала документ, ініціал імені та прізвище) та керуючий справами виконкому міської ради.
Рішення можуть прийматися у ході засідання пакетами згідно з чергою денною, де пакети складаються по доповідачах (посадові особи, що підготували проекти).
Рішення після їх прийняття на засіданнях виконкому, не пізніше як через три робочі дні (якщо на засіданні не визначено інший термін), повинні бути остаточно доопрацьовані виконавчими органами міської ради, які готували проекти, з урахуванням зауважень і пропозицій членів виконкому.
3.25. Після засідання виконкому відділ забезпечення діяльності виконкому впродовж 5-и робочих днів реєструє рішення шляхом присвоєння йому дати та номеру, а також організовує всю роботу пов’язану з доопрацюванням рішень. Датою рішення є дата його прийняття. Номер присвоюється в порядку зростання.
3.26. Не пізніше наступного робочого дня після реєстрації рішення (шляхом присвоєння йому дати та номеру) воно у електронному вигляді надається виконавцем до відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення для його оприлюднення.
3.27. Після підписання рішення необхідна кількість примірників (завірені копії) направляється відділом забезпечення діяльності виконкому згідно з переліком розсилки до структурних підрозділів, посадові особи яких готували проект рішення, для подальшої розсилки.
Відповідальна особа отримує під підпис оформлені належним чином копії для вручення виконавцям, про що робиться відмітка в розносній книзі відділу забезпечення діяльності виконкому.
3.28. На кожному засіданні виконкому відділ забезпечення діяльності виконкому веде протокол, який підписує головуючий на засіданні та відповідальний за ведення протоколу.
Протокол засідання виконкому складається не пізніше ніж через 10 днів після проведення засідання завідувачем відділу забезпечення діяльності виконкому.
3.29. У разі необхідності виконком у межах своїх повноважень вносить зміни, доповнення до рішень, або визнає їх такими, що втратили чинність. У випадку необхідності внесення значної кількості змін до рішення, що ускладнює його прочитання, рішення викладається у новій редакції. До таких рішень готується пояснювальна записка із зазначенням змін та старої редакції.
3.30. Всі рішення виконавчого комітету міської ради та розпорядження міського голови містять пункт про відповідального за виконання цих розпорядчих документів, як правило – керівника структурного підрозділу. Контроль або координація за виконанням розпорядчих документів зазвичай покладається на заступників міського голови, керуючого справами.
3.31. Якщо у тексті розпорядчого документа йдеться про виділення коштів, вказані конкретні завдання, строки їх виконання, відповідальні за виконання, затверджено певні заходи, рішення чи розпорядження обов’язково ставиться на контроль.
3.32. Оригінали протоколів, рішень з додатками комплектуються у справи в хронологічному порядку, засвідчуються гербовою печаткою і зберігаються у відділі забезпечення діяльності виконкому впродовж 5 років, після чого передаються до архівного сектору.
ІV. Порядок проведення засідань виконкому, розгляду і прийняття рішень
4.1. Для колегіального вирішення питань у межах встановленої компетенції виконком міської ради відповідно до плану роботи виконкому проводить засідання у другу та четверту середу місяця.
У разі необхідності скликаються позачергові засідання.
Засідання виконкому скликається міським головою, про що видається розпорядження.
4.2. На засіданнях виконавчого комітету головує міський голова, а у разі його відсутності – виконуючий обов’язки міського голови згідно з розпорядженням. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому бере участь більшість від загального складу виконкому.
4.3. Питання на розгляд виконавчого комітету вносяться за пропозиціями керівництва виконкому, членів виконкому, керівників структурних підрозділів. Зазначені особи мають право надавати пропозиції до проектів рішень.
4.4. Організацію проведення засідань виконкому забезпечують відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради та сектор з питань організаційної роботи. Матеріали на розгляд виконкому оформляються в паперовому та електронному вигляді.
4.5. Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито. Присутні, можуть з дозволу головуючого взяти участь у обговоренні питань, що розглядаються на виконкомі.
4.6. Рішення може бути прийняте без обговорення, якщо не висловлено зауважень і не заперечують члени виконкому. Рішення приймається більшістю від загального складу виконкому.
4.7. Якщо рішення не набирає необхідної кількості голосів, то виконавчий комітет приймає рішення про відмову.
4.8. Повідомлення про дату, час, місце проведення чергового засідання виконкому здійснює відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради. За запрошених на засідання виконкому, відповідно до списку, що додається до проекту рішення, відповідає сектор з питань організаційної роботи.
4.9. Матеріали, які підготовлені на засідання виконкому з порушенням вимог, передбачених регламентом, відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради не приймаються до розгляду. Без підготовленого та завізованого проекту рішення питання на розгляд виконкому не вносяться.
4.10. Доповідають на засіданні виконкому керівники підрозділів, структурних підрозділів, які готували проект рішення. Час для доповіді з основного питання надається до 10 хвилин, для співдоповідей – до 7 хвилин, для виступів – до 5 хвилин, для повторних виступів, запитань, пропозицій, довідок – до 3 хвилин. За згодою членів виконавчого комітету головуючий може продовжити час для виступу.
4.11. Члени виконавчого комітету на засіданні мають право:
- вимагати від доповідачів і запрошених роз'яснень щодо питань, які розглядаються;
- брати участь в обговоренні всіх питань;
- пропонувати прийняття проектів рішень, змін та доповнень до них або перенесення розгляду питання на наступне засідання у зв’язку з необхідністю доопрацювання;
- вносити пропозиції до проекту рішення.
4.12. Запрошені на засідання мають право (з дозволу головуючого):
- брати участь в обговоренні внесеного питання;
- давати довідки з питань, що розглядаються;
- задавати доповідачу питання.
4.13. З метою забезпечення прозорості та публічності роботи виконавчого комітету, ведеться відеозапис засідань. З метою формування бази даних про проведені засідання виконкому, забезпечення можливості оперативного пошуку документів: рішення виконкому, їх проекти та додатки у електронному вигляді, та відеозаписи зберігаються у відділі з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення.
4.14. Після підписання рішень відділ з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення здійснює їх оприлюднення шляхом розміщення на офіційному інтернет-порталі Марганецької міської ради.
4.15. Ведення протоколу на засіданнях виконкому, оформлення доручень, які дає міський голова, здійснює завідувач відділу забезпечення діяльності виконкому. Ведення відеозапису, забезпечення архівації відповідних записів – спеціалісти відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення.
4.16. Протокол складається коротко, за формою, встановленою в загальних правилах діловодства. Зміст виступів до протоколу не вноситься, зазначаються лише резолютивні моменти.
V. Підготовка розпоряджень міського голови
5.1. Розпорядження міського голови – нормативно-правовий акт, який видається міським головою в межах повноважень, визначених ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».
5.2. Загальні правила підготовки та роботи з розпорядженнями ті ж, що і правила підготовки рішень. Проекти розпоряджень та додатки до них готують підрозділи виконкому з питань, що належать до їх компетенції.
5.3. Розпорядження друкуються на бланках встановленого зразка, повинні мати заголовки, які коротко і точно відображають їх зміст, юридичні підстави, преамбулу і розпорядчу частини, можуть мати додатки.
5.4. У розпорядженні зазначається зміст розпорядчої дії, конкретні строки виконання завдань, відповідальні за виконання та контроль.
5.5. Проекти розпоряджень готуються керівниками виконавчих органів міської ради за наявності листа, службової чи доповідної записки з дорученням (резолюцією) керівництва.
5.6. Візування проектів розпоряджень міського голови здійснюється аналогічно до візування проектів рішень виконкому.
5.7. Підготовлені та завізовані розпорядження подає на підпис міському голові керуючий справами виконкому.
5.8. Підписані розпорядження реєструються відділом забезпечення діяльності виконкому. Датою реєстрації розпорядження є дата його підписання. Номери присвоюються в порядку зростання.
5.9. Розсилка розпоряджень міського голови здійснюється аналогічно до розсилки рішень виконкому.
VI. Загальні вимоги до організації роботи з документами у виконкомі
6.1. Організація роботи з документами у виконкомі здійснюється згідно з Інструкцією з діловодства у Марганецькій міській раді та її виконавчих органах, затвердженою рішенням міської ради від 20.04.2012 року № 767-35/VI (далі – Інструкція з діловодства).
6.2. Документи, що надходять до виконавчого комітету Марганецької міської ради від юридичних осіб, депутатів місцевих та обласних рад, народних депутатів України, листи на ім'я міського голови приймає відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради. Документи з приводу надання адміністративних послуг приймає Центр надання адміністративних послуг. Звернення від громадян, та депутатів усіх рівнів, запити на інформацію приймає відділ з питань місцевого самоврядування внутрішньої політики та інформаційного забезпечення.
6.3. Неправильно оформлені (без підпису, незасвідчені, без зазначення адреси заявника або контактного телефону, з неправильно вказаними прізвищами або посадами адресата), пошкоджені або надіслані не за адресою документи не приймаються, повертаються відправнику або пересилаються адресантові.
6.4. Відповідальність за організацію діловодства у виконкомі покладається на керуючого справами виконкому міської ради, ведення діловодства відповідно до вимог Інструкції з діловодства – на відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради.
6.5. Діловодство у виконавчих органах міської ради ведеться згідно з номенклатурами справ, які затверджуються керівниками і вводяться в дію з 01 січня щорічно.
6.6. Виконавчі органи міської ради діловодство здійснюють державною мовою.
6.7. Документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою, підлягають реєстрації. Не реєструються телеграми, рекламні повідомлення, форми звітності, листи-запрошення, запрошення, листи-вдячності, вітальні листівки тощо.
6.8. Для забезпечення оперативності в роботі відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради встановлено час:
- для оброблення розпорядчої документації – з 10.00 до 11.30 щоденно;
- для оброблення кореспонденції, яка надійшла після 17 години напередодні – з 9.00 до 9.30 щоденно;
- для приймання, оброблення і надання електронної пошти:
з 9.30 до 9.45 щоденно;
з 11.30 до 11.45 щоденно;
з 14.00 до 14.15 щоденно;
з 16.30 до 16.45 щоденно.
- для надання одержаної кореспонденції міському голові, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів, секретарю міської ради, керуючому справами виконкому міської ради:
- о 10.00 щоденно (кореспонденції, яка надійшла напередодні після 13.00);
- о 13.00 щоденно (кореспонденції, яка надійшла протягом дня до 13.00).
Після розгляду кореспонденція повертається до відділу забезпечення діяльності виконкому з резолюцією керівника.
6.9. Кореспонденція для відправки до обласної ради, обласної державної адміністрації та її служб надається до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради до 15.45 щоденно.
6.10. Документи з питань депутатської діяльності за підписом керівництва міської ради реєструються у секторі забезпечення діяльності міської ради.
6.11. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації їх у відділі забезпечення діяльності виконкому Марганецької міської ради.
6.12. Документи розглядаються керівництвом виконкому, керівниками структурних підрозділів та керівниками підрозділів в день подання їх на розгляд. У випадках, що потребують аналізу та додаткового вивчення цей строк може становити до 3-х днів. Термінові документи розглядаються негайно.
6.13. Наслідки розгляду документів керівництвом виконкому фіксуються в резолюціях. Резолюція містить такі елементи: зазначення конкретного виконавця (виконавців), зміст дій щодо виконання документа, особистий підпис керівника. Розглянуті керівництвом виконкому документи передаються до відділу забезпечення діяльності виконкому Марганецької міської ради для занесення в журнал реєстрації вхідної документації.
6.14. В день повернення документів від керівництва виконкому або не пізніше наступного дня, відділ забезпечення діяльності виконкому Марганецької міської ради передає їх на виконання особам, вказаним в резолюції. Першому виконавцю надається оригінал документа, а іншим його копії.
6.15. Копії документів, надісланих до відома, для керівництва в роботі, для використання в роботі до відділу забезпечення діяльності виконкому Марганецької міської ради не повертаються.
6.16. Вихідні документи готуються з ініціативи керівництва Марганецької міської ради, її виконавчого комітету, керівників структурних підрозділів, підрозділів (ініціативні документи) або на виконання документів, що надійшли до виконкому та міської ради (документи-відповіді).
Текстові документи готуються в програмі MicrosoftWord. Документи, в яких використовуються таблиці – в програмі MicrosoftExcel.
6.17. Відповідальний виконавець готує відповіді у кількості, на одну більше, ніж кількість адресантів (заявників). Примірники відповідей з вхідним документом повертаються до відділу забезпечення діяльності виконкому Марганецької міської ради. Останній примірник відповіді з візами та вхідним документом формуються згідно з номенклатурою у справи для подальшого зберігання.
За потреби співвиконавці візують останній примірник відповіді або виконавець додає роздруковані електронні інформації співвиконавців.
Відповіді на документи з обласної державної адміністрації, органів виконавчої влади вищого рівня, в яких кожним пунктом визначені окремі виконавці та вирішення документа передбачає лише подання інформації (доручення, протоколи), надаються кожним виконавцем окремо, якщо інше не передбачено у резолюції.
6.18. Викладення тексту листа здійснюється за принципом «перевернутої піраміди» – головна думка листа викладається в першому реченні; друге і наступні речення містять інформацію, яка уточнює (обґрунтовує, пояснює, тощо) головну думку листа.
Якщо мало місце попереднє листування з одного й того самого питання, зміст листа має бути логічно пов’язаний з ним.
6.19. Відмова у задоволенні прохання (клопотання) та вимога надати (додати, донести) будь-які документи обґрунтовується посиланням на нормативні підстави таких дій (із зазначенням назви відповідного нормативного документу, його реєстраційних реквізитів, пункту та підпункту).
Відмовляти заявнику у задоволенні вимоги (клопотання) чи вимагати надання будь-яких документів без зазначення нормативних підстав забороняється.
6.20. Під час приймання від виконавців вихідних документів перевіряється наявність на ньому обов’язкових реквізитів:
- найменування адресата;
- зазначення адреси;
- усіх необхідних підписів на документі, додатках до нього;
- віз на другому примірнику, що залишається у справі відділу забезпечення діяльності виконкому Марганецької міської ради відмітки на документі про додатки;
- відповідність кількості примірників кількості адресатів.
6.21. Документ не повинен містити більше чотирьох різних адресатів. При надсиланні документа більш ніж чотирьом адресатам складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсилці зазначається лише один адресат.
6.22. Вихідні документи мають заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст. У документах-відповідях заголовок містить посилання на зміст документу, на виконання якого вони підготовлені. Посилання у відповіді на номер та дату вхідного документу без зазначення його стислого змісту не допускається. Текст відповіді має бути викладений таким чином, щоб адресант не потребував додаткових роз’яснень його змісту. Не допускається використання специфічних термінів у відповіді адресату, окрім службової переписки з вузькопрофільних питань. У випадку надання відмови з мотивів, визначених у законодавстві, у вихідному документі обов’язково зазначається конкретний пункт (стаття, частина, розділ) відповідного нормативного акту.
6.23. На останньому аркуші вихідного документа зазначається ініціал імені, прізвище та номер службового телефону його виконавця.
6.24. Вихідні документи, що готуються за підписом міського голови, візуються куратором та керівником структурного підрозділу. Віза ставиться на примірнику, який залишається у справі відділу забезпечення діяльності виконкому Марганецької міської ради, складається з особистого підпису.
6.25. Документи адресовані Президенту, Верховній Раді, Кабінету Міністрів України, першим особам обласної ради, обласної державної адміністрації, міським головам інших міст, першим особам правоохоронних органів підписуються виключно міським головою, а в період його відсутності – виконуючим обов’язки та друкуються на бланках виконавчого комітету Марганецької міської ради.
6.26. Підписання документа може делегуватись іншій посадовій особі шляхом прийняття відповідного рішення міської ради, її виконавчого комітету, виданням розпорядження міським головою відповідно до повноважень, залежно від сфери діяльності, в якій передається право підпису.
6.27. Підписані вихідні документи відсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням тим підрозділом, до якого вони надійшли та були зареєстровані.
6.28. Кореспонденція, отримана відділом забезпечення діяльності виконкому Марганецької міської ради після 16.00 розноситься та відправляється наступного дня.
VII. Організація прийому громадян та їх звернень
7.1. У роботі зі скаргами, заявами та пропозиціями, інформаційними запитами громадян (надалі - звернення) і в організації їх особистого прийому виконавчий комітет Марганецької міської ради керується Законом України «Про звернення громадян», Законом України «Про доступ до публічної інформації», вимогами Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348, постановою Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян» та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у виконкомі Марганецької міської ради.
7.2. Усі звернення громадян, незалежно від способу їх надходження та запити на інформацію в день надходження реєструє відділ з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення. На кожне звернення оформляється єдина реєстраційно-контрольна картка, запити на інформацію реєструються в журналі реєстрації запитів на інформацію.
7.3. Усі звернення після попереднього розгляду працівниками відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення розглядаються міським головою, або посадовою особою, яка виконує його обов’язки. Такі звернення з резолюцією відділ з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення передає заступникам міського голови, секретарю міської ради, керуючому справами виконкому міської ради, які вони візують та передають до відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення. Працівник відділу передає звернення виконавцям відповідно до резолюції для вжиття заходів.
7.4. Якщо у зверненні порушено кілька не пов’язаних між собою питань, які належать до компетенції різних структурних підрозділів, то кожен виконавець надає відповідь заявнику окремо, посилаючись на ту частину звернення, яка належить до його компетенції.
7.5. Звернення громадян розглядаються в термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення – невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх реєстрації.
7.6. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник структурного підрозділу встановлює термін, необхідний для його розгляду. Про це повідомляється особа, яка подала звернення. Загальний термін вирішення питання не може перевищувати сорока п'яти днів з дня реєстрації звернення.
7.7. Відповіді на звернення громадян готує безпосередній виконавець за підписом міського голови або заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря міської ради, керуючого справами виконавчого комітету.
7.8. Відповідь заявнику, підготовлена структурним підрозділом надсилається працівниками відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення для подальшого відправлення заявнику.
7.9. Примірник відповіді, матеріали перевірки, вся переписка, оригінал звернення з усіма додатками залишається у відділі з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення для зберігання і централізованого формування справ.
7.10. Розгляд звернень громадян вважається завершеним після того, як питання остаточно вирішено по суті, а заявнику надано відповідь про результати розгляду звернення.
7.11. Прийом громадян у виконавчому комітеті здійснюється керівництвом виконкому та керівниками структурних підрозділів відповідно до затвердженого графіку і розподілу обов’язків. Графіки прийому посадовими особами виконавчих органів Марганецької міської ради затверджуються розпорядженням міського голови.
7.12. Попередню роз’яснювальну роботу, запис відвідувачів на особистий прийом до міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому здійснюють секретарі приймалень міського голови та заступників міського голови; заповнюють реєстраційні картки, що даються під час особистого прийому.
7.13. Контроль за виконанням доручень, даних під час особистого прийому та при розгляді письмових звернень громадян, здійснюється секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради разом з працівниками відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення та керівниками виконавчих органів, які одержали їх для розгляду.
У разі, коли доручення виконується кількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання є виконавець, який у резолюції зазначений першим.
У виконавчих органах міської ради, міських службах безпосередній контроль за виконанням доручень здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство за зверненнями громадян, призначений наказом керівника виконавчого органу.
Доручення вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено та про це надано відповідь.
7.14. Роз’яснення щодо усних звернень громадян можуть надаватися невідкладно під час прийому. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається відповідальними посадовими особами, до повноважень яких належить питання, порушене у зверненні, у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється за його бажанням письмово, за допомогою електронної пошти, усно або телефоном.
7.15. Громадянин може отримати відмову у записі на прийом до однієї і тієї ж особи у випадку повторного звернення з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також у випадку визнання його судом недієздатним.
7.16. Якщо порушене у зверненні питання не належить до компетенції виконавчого комітету Марганецької міської ради, заявнику надаються роз’яснення до якого органу звернутися для вирішення питання.
VIII. Відповідальність та контроль за виконанням документів
8.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контроль за виконанням документів складається зі здійснення контролю термінів виконання та якості виконання завдань за змістом.
8.2. Контролю підлягають документи, які потребують конкретних дій щодо їх виконання та дотримання термінів, зазначених безпосередньо в документах як в цілому, так і за окремими пунктами. Документи, що підлягають постановці на контроль за походженням є внутрішніми та зовнішніми.
8.3. Відповідальність за повноту, правильність і своєчасність виконання документів покладається на виконавця документу, зазначеного у резолюції або в самому тексті документу. Якщо документ надійшов на виконання декільком виконавцям – відповідальним виконавцем є особа, зазначена у документі або резолюції першою.
8.4. Контроль термінів виконання документів здійснює відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради.
8.5. Контролю підлягають:
- Закони України, укази, розпорядження і доручення Президента України; постанови Верховної Ради України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, документи інших міністерств та відомств (що стосуються міського голови, міста Марганця, міської ради та її виконавчих органів, містять конкретні завдання та строки їх виконання);
- рішення обласної ради, розпорядження, доручення голови облдерж-адміністрації та доручення його заступників (в межах повноважень, визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні»);
- звернення депутатів всіх рівнів;
- рішення виконавчого комітету;
- розпорядження міського голови;
- доручення міського голови.
8.6. На документах, контроль яких здійснюється відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради, у правому верхньому кутку аркуша зазначається строк виконання документа із зазначенням його в журналі реєстрації контрольних документів.
8.7. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі, встановлені актами законодавства або керівником. Документи та резолюції без зазначення в них строку виконання повинні бути виконані не пізніше, як за 30 календарних днів, з позначкою «терміново» протягом 7 робочих днів, з позначкою «негайно» впродовж 3 робочих днів з дати надходження.
8.8. Кінцеві дати термінів виконання документів, що припадають на вихідні чи святкові дні, під час взяття документів на контроль переносяться на наступний робочий день за вихідним чи святковим.
8.9. Терміни виконання документів можуть бути змінені лише тими органами й посадовими особами, які їх встановлювали. Про погоджений новий термін необхідно повідомити відповідний контролюючий відділ, зазначивши з ким погоджена зміна, коли й на який строк. В іншому разі документ буде вважатися невиконаним або виконаним з порушенням терміну.
8.10. Документ вважається виконаним, якщо поставлені в ньому завдання вирішені, надана письмова відповідь по суті адресанту документа. Підставою для зняття документа з контролю можуть бути прийняті на його виконання рішення, розпорядження, інформації, довідки або письмові відповіді.
8.11. В разі, якщо для вирішення звернення необхідно прийняття рішення виконавчого комітету або Марганецької міської ради, проект переданий на розгляд але рішення по суті не прийняте, про це посадова особа, яка підготувала проект рішення повідомляє заявнику.
8.12. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено та про це надано відповідь.
Порядок зняття з контролю:
- документи, отримані з вищих органів влади, знімаються з контролю за резолюцією керівника, який поставив їх на контроль, після надання виконавцем відповідної інформації;
- документи, які надійшли до виконкому і поставлені на контроль резолюцією керівника, після надання відповідної інформації виконавцем знімаються з контролю тільки керівником, який поставив документ на контроль;
- для зняття з контролю рішень виконкому або розпоряджень міського голови відповідний виконавчий орган готує лист з пропозицією про зняття з контролю чи продовження терміну контролю і передає його для розгляду відповідному заступнику міського голови.
Рішення виконкому знімаються з контролю рішеннями, розпорядження міського голови – розпорядженнями.
ІХ. Організація роботи з кадрами
9.1. Роботу з кадрами здійснює відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради, який у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу в Україні», законодавством про працю, іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, міського голови, рішеннями міської ради та її виконкому, Положенням про відділ, цим Регламентом.
9.2. Порядок призначення на посади (прийняття на роботу) та звільнення з посад:
9.2.1. Призначення на службу здійснюється:
- на посаду заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому міської ради – шляхом затвердження міською радою за пропозицією міського голови;
- на посади керівників виконавчих органів міської ради – на конкурсній основі (чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України) міським головою.
Розгляд кандидатур на посади до органів місцевого самоврядування у виконавчих органах міської ради здійснюється конкурсною комісією міської ради.
9.2.2. Призначення на посади керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, здійснюється міським головою з обов’язковим укладанням контракту.
9.2.3. Продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування здійснюється розпорядженням міського голови.
9.2.4. На керівників та спеціалістів, які призначаються на посади міським головою, або затверджуються міською радою, відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради складаються особові справи, які ведуться відповідно до чинного законодавства.
9.2.5. Прийняття працівників на роботу до виконавчих органів міської ради на посади, що не належать до категорії посадових осіб місцевого самоврядування, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.
9.2.6. Розпорядження міського голови про призначення та прийняття на роботу, переведення та звільнення з посад готуються відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради і візуються керуючим справами виконкому міської ради, заступником міського голови за напрямком діяльності,завідувачем відділу бухгалтерського обліку (за потребою), завідувачем юридичного відділу, завідувачем відділу забезпечення діяльності виконкому.
9.2.7. Для призначення на посади і просування по службі посадових осіб місцевого самоврядування щороку формується кадровий резерв, який переглядається щорічно у грудні місяці та протягом року за потребою.
Список кадрового резерву готує керівник відповідного виконавчого органу міської ради і затверджує його у заступника міського голови за напрямком діяльності. Узагальнені списки кадрового резерву затверджуються розпорядженням міського голови.
З працівниками, зарахованими до кадрового резерву, проводиться певна робота, що сприяє набуттю ними практичного досвіду, необхідного для зайняття відповідних посад.
9.2.8. Виконком створює умови для навчання та підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування у навчальних закладах, центрах підвищення кваліфікації, на семінарах і шляхом проведення Єдиного дня інформування.
9.2.9. Переважне право на просування по службі мають посадові особи органів місцевого самоврядування, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ініціативу, постійно підвищують свій професійний рівень.
9.3. Порядок оформлення відряджень:
9.3.1. Відрядження керівників, спеціалістів і службовців міської ради та її виконкому здійснюються відповідно до планів роботи та за службовою необхідністю.
9.3.2. Проект розпорядження про відрядження міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради, керівників та працівників виконавчих органів міської ради, кадрове діловодство яких ведеться відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради, готує вищезазначений відділ.
9.3.3. Проект розпорядження міського голови про відрядження візують: керуючий справами виконкому міської ради, заступник міського голови за напрямком роботи, завідувач юридичного відділу, завідувач відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради та завідувач відділу бухгалтерського обліку.
У разі необхідності у розпорядженні про відрядження визначається особа, на яку покладається виконання службових обов’язків.
9.3.4. Керівники виконавчих органів міської ради, що самостійно ведуть кадрове діловодство, видають накази про відрядження своїх працівників.
9.4. Порядок надання відпусток:
9.4.1. Щорічні, додаткові та інші відпустки, передбачені чинним законодавством, працівникам надаються в установленому порядку.
9.4.2. Щорічно до 25 грудня керівники структурних підрозділів складають графік щорічних відпусток працівників на наступний календарний рік, погоджують його з заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами та подають до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради.
До 05 січня поточного року складаються графіки відпусток секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради, керівників та працівників виконавчих органів міської ради, кадрове діловодство яких здійснює відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради. Графіки затверджуються розпорядженням міського голови.
Графіки відпусток у самостійних виконавчих органах міської ради затверджуються керівником відповідного виконавчого органу.
9.4.3. Секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому міської ради, керівники та працівники виконавчих органів, кадрове діловодство яких ведеться відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради, подають заяву про надання відпустки до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради на ім’я міського голови за 14 днів до початку відпустки.
9.4.4. Відпустка секретарю міської ради, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому міської ради, керівникам та працівникам виконавчих органів, кадрове діловодство яких ведеться відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради, оформляються розпорядженням міського голови.
9.4.5. Проекти розпоряджень міського голови про відпустки готуються відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради і візуються: керуючим справами виконкому міської ради, заступником міського голови за напрямком роботи, завідувачем юридичного відділу, завідувачем відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради та завідувачем відділу бухгалтерського обліку.
9.4.6. Розпорядження міського голови про відрядження та відпустки формуються окремо від розпоряджень міського голови з особового складу.
9.4.7. Контроль за дотриманням графіків відпусток, облік використання відпусток та оформлення документів, пов’язаних з відпустками, здійснює відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради.
9.5. Відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради здійснює військовий облік працівників структурних підрозділів в межах своєї компетенції, відповідно до чинного законодавства.
Х. Підготовка та проведення протокольних заходів
10.1. Присвоєння звання «Почесний громадянин міста Марганець» здійснюється згідно з Положенням про звання «Почесний громадянин міста Марганець», затвердженим рішенням міської ради.
10.2. Нагородження почесним знаком «За заслуги перед містом» здійснюється згідно з Положенням про нагородження почесним знаком «За заслуги перед містом», затвердженим рішенням міської ради.
10.3. Розгляд клопотань щодо нагородження Державними нагородами, нагородами обласної ради, облдержадміністрації та міського голови здійснюється комісією з питань розгляду клопотань про нагородження Державними нагородами, нагородами обласної ради, облдержадміністрації та міського голови відповідно до Положення про цю комісію, затвердженого рішенням виконкому.
10.4. Порушення клопотань про нагородження нагородами обласної ради, облдержадміністрації та міського голови здійснюється секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, керівниками підприємств, організацій та установ, громадських організацій і подається до сектору з питань організаційної роботи міської ради за 10 днів до конкретної дати (професійного свята, ювілею чи іншого заходу).
10.5. Почесною грамотою міського голови нагороджуються трудові колективи підприємств, організацій та установ, громадські організації міста, окремі громадяни за досягнення у праці та вагомий внесок в економічну, науково-технічну, соціально-культурну, громадську та інші сфери життєдіяльності міста, розвиток місцевого самоврядування.
10.6. Подякою міського голови нагороджуються колективи та кращі працівники міста на відзнаку видатних заслуг у вирішенні питань соціально-економічного та культурного розвитку м. Марганця, благодійну та громадську діяльність, з нагоди ювілеїв підприємств, організацій, установ та окремих громадян, пам’ятних дат історичних подій і утворення підприємств та державних і професійних свят.
10.7. Вітальний адрес вручається колективам підприємств, установ, окремим громадянам за видатні заслуги перед містом у соціально-економічній та культурній сферах виключно з нагоди державних та професійних свят, ювілеїв та пам’ятних дат історичних подій, підприємств, ювілеїв окремих громадян.
10.8. Згідно з указами Президента України від 02.12.95 № 1116/95 «Про впорядкування відзначення пам’ятних дат і ювілеїв» та від 17.12.99 № 1583/99 «Про додаткові заходи щодо впорядкування відзначення пам’ятних дат і ювілеїв» пам’ятні дати історичних подій, ювілеї підприємств вперше відзначаються в 50-ту річницю, ювілеї видатних людей – у день 50-річчя з дня народження.
Наступні відзначення пам’ятних дат історичних подій, ювілеїв підприємств проводяться не раніше як через 25 років, ювілеїв видатних людей – 10 років.
10.9. На представлених до усіх видів нагород складається характеристика із зазначенням конкретних заслуг перед містом.
10.11. Підготовка проектів розпоряджень міського голови про нагородження Почесною грамотою міського голови, Подякою міського голови здійснюється керуючим справами виконкому міської ради.
10.12. Вручення Почесної грамоти міського голови, Подяки міського голови та Вітального адреса проводиться за урочистих обставин, як правило, міським головою.
10.13. За дорученням міського голови вручення можуть здійснювати секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому міської ради.
XI Підготовка і проведення нарад
11.1. Міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому міської ради та керівники виконавчих органів міської ради проводять відповідно до Плану роботи виконкому наради з метою оперативного розгляду та вирішення службових питань.
11.2. Дата, час, план проведення нарад міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому міської ради визначаються ними самостійно.
11.3. Рішення, прийняті на нарадах, оформляються протоколами виконавчими органами міської ради, що відповідають за проведення нарад. Протокол наради підписується головуючим.
11.4. Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та на проведення відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбувається нарада, яку проводять міський голова, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, надається посадовою особою, яка проводить нараду.
11.5. Наради з керівниками підприємств, установ та організацій міста проводяться кожної другої та четвертої п’ятниці.
11.6. Запрошення на наради з керівниками підприємств, установ та організацій міста проводяться за телефонограмами, які підписуються міським головою.
ХII Організація робочого часу, режим роботи
12.1. Організація робочого часу у виконавчих органах міської ради здійснюється відповідно до Правил внутрішнього розпорядку виконавчих органів Марганецької міської ради, які затверджуються розпорядженням міського голови та за потреби можуть переглядатися.
Ці Правила визначають внутрішній службовий розпорядок посадових осіб місцевого самоврядування, режим їх роботи, у тому числі у вихідні, святкові та неробочі дні (після закінчення робочого часу), умови перебування на робочому місті, порядок повідомлення про свою відсутність та ознайомлення із загальними інструкціями з охорони праці та протипожежної безпеки.
Тривалість та режим роботи, час відпочинку посадової особи місцевого самоврядування визначаються законодавством про працю з урахуванням особливостей, передбачених Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування».
12.2. Початок робочого дня структурних підрозділів виконкому єдиний, незалежно від місця їх розташування – 8.00; закінчення – о 17.00, обідня перерва з 12.00 до 12.45. У п’ятницю робочий день закінчується о 15.45. Тривалість передсвяткового дня зменшується на одну годину.
12.3. З метою ефективної організації роботи щодо забезпечення безумовного виконання встановлених завдань міського голови, координації взаємодії структурних підрозділів, затверджується розподіл обов'язків та напрямів роботи керівництва Марганецької міської ради.
12.4. Керівники структурних підрозділів складають посадові інструкції на підлеглих посадових осіб місцевого самоврядування та робітників міської ради відповідно до чинного законодавства, які затверджує міський голова, погоджують керуючий справами або заступники міського голови за напрямком роботи та керівник юридичного відділу.
12.5. Для оперативного вирішення питань, пов’язаних із забезпеченням життєдіяльності міста, координацією дій розпорядженням міського голови затверджується графік чергування керівного складу міської ради та її виконавчих органів у неробочий час, вихідні та святкові дні.
12.6. У випадку відсутності (відпустка, відрядження, хвороба, тощо) одного з керівників міської ради та її виконкому, чергування проводиться відповідно до розподілу обов’язків.
12.7. Перебування працівників підрозділів зі службових питань у робочий час за межами робочого місця заздалегідь узгоджується з керівниками цих підрозділів.
12.8. Заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами та керівники структурних підрозділів про свою відсутність на робочому місці в робочий час повідомляють міського голову.
12.9. Розпорядженням міського голови визначаються особи, яких необхідно залучити до роботи у святкові чи вихідні дні. Вирішення питань надання днів відпочинку за раніше відпрацьовані дні, відпусток без збереження заробітної плати здійснюється відповідно до чинного законодавства за погодженням з безпосереднім керівником та з дозволу куратора.
12.10. У всіх структурних підрозділах виконкому ведеться табельний облік робочого часу його працівників. Підписаний керівником підрозділу табель обліку робочого часу здається відділу бухгалтерського обліку до 25 числа кожного місяця.
ХIII Організація чергувань у виконкомі
13.1. Чергування у виконкомі здійснюється відповідальними черговими цілодобово.
У передсвяткові, святкові та вихідні дні відповідальними черговими по виконкому додатково призначаються заступники міського голови, секретар міської ради, керуючий справами виконкому міської ради, керівники та працівники виконавчих органів міської ради.
13.2. Складання графіків чергувань у виконкомі здійснюється сектором з питань організаційної роботи міської ради. Графік чергувань затверджується розпорядженням міського голови.
Керуючий справами виконавчого комітету Н. Каленюк
Додаток 1
до Регламенту
виконавчого комітету
Марганецької міської ради
П Е Р Е Л І К
посадових осіб та виконавчих органів міської ради,
яким необхідно направити рішення (розпорядження)
_____________________________________________
(назва)
_____________________________________________
Рішення (розпорядження)
від «___»__________ №
|
№ |
Найменування виконавчого органу міської ради, |
Примітка |
Перелік розсилки надав ________ _________________
(підпис) (ініціал імені, прізвище, телефон)
Розсилка проведена «___» ______________
Відділ забезпечення діяльності
виконкому міської ради _______________
Додаток 2
до Регламенту
виконавчого комітету
Марганецької міської ради
С П И С О К
запрошених на засідання виконкому міської ради з питання ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
|
№ |
Прізвище, ім’я, по батькові |
Посада |
Заступник міського голови __________________________
(ініціал імені, прізвище)
Керуючий справами виконкому __________________________
(ініціал імені, прізвище)
Додаток 3
до Регламенту
виконавчого комітету
Марганецької міської ради
Реєстр
|
№ з/п |
Назва документу |
Номер сторінки |
Посада (підпис) ініціал імені, прізвище.
М.П.
